会议制度(3800字)

发表于:2017.5.27来自:www.ttfanwen.com字数:3800 手机看范文

会议制度

1. 目的和范围: 会议是公司内部沟通的最有效方式之一,建立会议制度目的在于规范各种会议的组织筹备、信息收集、信息沟通、会议记录、会议纪要发放、会后跟踪落实等工作,以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道,从而有利于持续有效的制度化改进。其范围涵盖公司内的各种会议以及公司员工外出参加的会议

2. 职责

2.1总经理/副总经理

2.1.1主持经理例会、公司专题会议、管理评审会议、全体员工大会;

2.1.2指定专人追踪经理例会事项的落实情况;

2.1.3 经理例会后,指定专人整理会议记录,形成并发放会议纪要;

2.1.4参加相关会议。

2.2 总经理室

2.2.1总经理秘书负责经理例会的通知、召集;总经理室有关人员参加经理例会。

2.2.2总经理室通知召开公司员工大会;

2.2.3组织召开公司专题会议;

2.2.4负责组织与质量管理体系有关的会议;

2.2.5总经理室副主任负责经理例会和公司专题会议的会议记录、会议纪要发放、会议布置工作执行情况的追踪、落实和反馈等工作。

2.3各部门

2.3.1经理例会前向总经理室递交本部门工作周记,部门正职经理和项目部正职经理参加经理例会,布置执行会议安排工作;

2.3.2 部门经理主持召开本部门周会,负责周会精神在本部门内部的沟通;

2.3.3 业务主管部门负责业务专题会议的召开,并组织相关部门参加;指定专人做会议记录,发放会议纪要、追踪落实会议布置工作;

2.3.4 部门经理、人力资源部经理审定并批准员工外出参加外部会议(高级员工由总经理批准);

2.3.5 人力资源部负责公司员工大会等会议的具体会务安排。

3. 工作流程

3.1会议类别

3.1.1 例会,包括经理例会、各部室周会、项目部例会、施工监理例会等;

3.1.2 专题会议,包括公司专题会议和部门业务专题会议(针对业务专题由业务主管部门牵头组织有关人员召开,如图纸会审会议、开标评标会议、合同评审会议等);

3.1.3 与质量管理体系有关的会议,包括内外审首末次会议,内、外部审核会议,管理评审会议等;

3.1.4 全体员工大会,包括各种动员大会、年初计划动员会、年终总结表彰会等;

3.1.5 其他内部会议;

3.1.6 外部会议:指公司员工外出参加的由政府、行业协会和其他组织机构主办的各种会议。

3.2 会议组织流程

3.2.1例会

3.2.1.1经理例会

A.经理例会由总经理/副总经理主持,总经理秘书负责召集,原则上每两周一次。与会人员为各部室正职经理、总经理室有关人员以及总经理指定的其他员工。原则上每三个月召开一次经理例会扩大会议,与会人员范围扩大至公司本部以及各分支机构的所有中、高级职员。

B.在例会前,各部室应向总经理室递交部门工作周记一式四份(分发至总经理、两位副总、记录存档各一份)。周记包括“本周工作主要情况”、“存在的问题及改进意见”、“下周主要工作计划”三个栏目。总经理室指定专人追踪上次经理例会事项的落实情况,并整理成“经理例会落实情况” 一式四份(分发范围同部门工作周记)。

C.在经理例会上,由副总经理通报上次例会已落实事项和未落实或正在办理中的事项;总经理主持讨论各部室周记“存在的问题及改进意见”栏目中提出的问题,并确定改进意见;总经理主持讨论会上提出的其他问题。

D.在经理例会后,由总经理室副主任整理会议记录,形成会议纪要。会议纪要送呈副总经理审阅后,及时发放至各与会者手中。与会者应向本部门员工传达会议精神,安排落实会议布置工作。会议纪要必须编号,标明“机密”字样,注明会议时间、地点、参加人员、缺席人员。经理例会纪要共分“上次例会未完事项”和“本周例会事项”两个栏目。总经理室保存经理例会纪要、各部室周记、“经理例会落实情况”,并按年度整理成册,按规定,每两年向公司图书档案室移交一次。

3.2.1.2 各部室周会

由各部室经理负责主持召开,会议内容包括传达经理例会精神、安排执行经理例会上布置的工作、通报本周工作主要情况、讨论存在的问题及改进意见、安排下周主要工作计划等等。原则上每隔一至二周一次,与会人员为各部室全体员工。各部室周会应形成书面纪要或以周记的形式体现,以适当的形式(如在部门办公室的看板上张贴)在部门内部传递,并在当周经理例会前送呈总经理室。

3.2.1.3项目部例会和项目部参与的施工监理例会

项目部例会和项目部参与的施工监理例会的有关制度参见《施工管理程序》。

3.2.2专题会议

3.2.2.1 公司专题会议

总经理/副总经理根据公司业务运作的需要确定公司专题会议议题、议程时间、地点、与会人员等,由总经理室根据总经理的意见负责召集有关人员召开专题会议,并负责会议记录、会议纪要发放(发放范围:每一位与会者)和会议布置工作的追踪落实等。公司专题会议根据具体情况不定期举行。总经理室保存专题会议纪要,并按年度整理成册,定期送公司图书档案室存档。

3.2.2.2业务专题会议

由业务主管部室负责召集,与会者为各有关部室人员。会议应形成书面纪要分发至所有与会部门的主管手中,并由专人对会议布置的工作进行追踪。业务专题会议根据业务开展情况不定期举行,必要时可针对同一专题举行多次会议,形成系列纪要。会议纪要的发放和存档同

3.2.2.1的有关规定。

3.2.3与质量管理体系有关的会议

与质量管理体系有关的会议,包括内外审首末次会议、内外部审核会议、管理评审会议等,其有关规定参见《工作改进管理程序》。

3.2.4全体员工大会

员工大会由总经理/副总经理主持,总经理室通知召开,并布置有关部室准备会议资料,人力资源部负责具体会务安排。员工大会不形成会议纪要,但总经理室应保存会议有关材料,并定期整理归档。

3.2.5其他内部会议

其他内部会议的有关制度参照上述适用的条款执行。

3.2.6外部会议

公司员工外出参加由政府、行业协会和其他组织机构主办的各种会议,必须征得部门主管同意,如需出差,必须按照《人力资源管理》办理出差申请手续。员工外出开会期间,必须做好会议记录,返回公司后,必须在一周内整理有关资料,向部门主管或总经理室提交报告,必要时召集有关会议进行传达。

3.3 会议纪要及其他会议文件的归档

会议纪要及其他会议文件归档参照《档案管理》的有关规定执行。

4. 相关文件

4.1《施工管理程序》

4.2《内审程序》

4.3《管理评审程序》

4.4《工作改进管理程序》

4.5《人力资源管理制度》

5. 相关表单、记录

工作周记

各种会议纪要

6. 附表

工作周记(见《文件管理程序》)

编制:改革领导小组

日期:20xx.12.23 审核:

日期:批准:

日期:

27.内审程序

1. 目的和范围:确定质量管理体系是否符合产品实现的策划要求、本标准要求以及组织自定的质量管理体系要求,确保质量管理体系的有效实施和保持。本程序适用于本公司内部质量审核工作,包括与质量管理体系相关的公司领导层、所有的相关部门和项目部等。

2. 职责

2.1 管理者代表

2.1.1确定审核目的,下达审核指令;

2.1.2 批准成立审核组,任命审核组组长和组员,并对其实施领导;

2.1.3 审批内审报告;

2.1.4 协调解决内部质量审核中出现的其他问题,批准纠正措施。

2.2 总经理室

2.2.1编制公司年度内部质量审核计划;

2.2.2挑选与被审核对象无直接关系的内部审核员,报管理者代表审批,组成审核小组;

2.2.3 组织内部审核的实施;

2.2.4 审核资料、文件的管理。

2.3 审核组长

编制审核实施日程表、审核实施计划,组织编制审核检查表,起草审核报告,对审核报告的全面性和准确性负责,审核纠正措施。

2.4 审核员

2.4.1 理解并向受审核部门阐明审核计划的要求,编制“内部质量检查审核表”;

2.4.2 客观公正地收集证据、记录,分析写成书面材料向组长报告,保管好与审核有关的文件或开具不合格项报告单;

2.4.3 配合并支持审核组长的工作。

2.5受审核部门

2.5.1 将审核目的、范围通知全部有关人员,提供保证审核过程所需有效的资源,配合审核工作;

2.5.2 制定和实施针对审核结果采取的纠正措施;

3 工作程序

3.1 总经理室根据质量体系运转的情况,并考虑以前审核的结果,于年末制订出次年“年度内部质量体系审核计划”,交公司管理者代表审批。一般十二个月内至少进行一次,且两次的间隔少于十二个月。当公司质量管理的内外部环境或条件有重大变化时应及时增加审核频次,原因可包括如机构的变化、严重的客户投诉、外部审核等。

3.2 “年度内部质量体系审核计划”必须覆盖公司质量体系所涉及的各个部门,各过程、各部室,每年至少进行一次内部质量审核,对较重要的或问题较多的部门审核次数可以适当增加。年度计划执行中,若发现不合理或不合适时,可由管理者代表在执行中任何时候修改。“年度内部质量体系审核计划”的内容主要为:

3.2.1 审核目的和范围

3.2.2 审核及受审核的时间安排

3.2.3 审核部门、单位

3.3审核准备:

3.3.1 管理者代表根据审核部门和工作内容任命具有内部质量审核员资格的人选担任审核组长和审核员。

3.3.2 由审核组长根据初步确定的审核时间拟定审核通知并发给各部门,各部门确认后编制审核实施计划。

3.3.3 由审核组长组织审核组成员制定审核实施计划。内容包括:

a. 受审核的部门

b. 审核的目的、范围和日期

c. 依据的文件

d. 审核的涉及过程及时间




第二篇:会议制度 2100字

现代企业城会议制度

会议的意义:

我个人认为开会意义就是让大家坐在一起互相讨论问题,说出大家的说法从中找到一个更好的问题解决方法,一起解决问题,多开会能更好地增加大家的默契,让高层更好地了解大家的想法,遇到突变问题更能快速的找到解决的方法.

如何开好会:

会议的重要性和必要性自不必多言,开会也是要耗费人力,时间,金钱成本的。

不开无目的的会议,必须事先确定本次会议目的,否则宁可不开; 不开多议题的会议,每次会议只解决一个中心议题; 不开无准备的会议,会前必须有充分的准备,需要发言的提纲要领; 可开可不开的会议就不开,只召开非开不可的会议; 不要无关的人参加会议,会议参加者必须与会议议题有关; 不做离题的讨论,开会时必须围绕会议的中心议题发言; 不能重复别人已经讲过的观点,表达观点应简洁明了; 不开议而不决的会议,会而有议,议而有决。多次会议才能解决的问题,应当明确宣布是暂时休会,并应宣布下次会议的进一步要求,提醒大家早作准备。

下面就针对我们在管项目金银潭现代企业城的实际情况,制定以下会议制度

一、总经办会议:

1、召开时间:每月x日召开总经办会议,遇周末时间前移

2、召开地点:公司总部

3、参加人员:总经理、副总经理、助理、人事、会计、项目经理

4、议事内容:①各项目财务报表(暂时由会计汇报,将来公司项目增加后由项目出纳制表,项目经理汇报,会计汇总审核。):物业费、水电费、广告费、能耗分析(水电收入和支出)、食堂支出、采购支出等项目。②项目经理汇报上月工作完成情况,并明确下月工作计划。同时汇报负责项目的人事异动情况及应对措施。③总经理根据汇报内容提出问题,副总经理、助理补充提问,并现场拿出解决办法,如实在现场无法拿出解决方案的,本月应增加一次会议,直到拿出有效解决办法为止。④共同研究企业发展规划的进展情况,还有哪些不足,应该如何改进,实事求是!⑤核定上月员工绩效,讨论转正、离职、奖罚、请假、调休、合同等及其它事项。

5、会议纪录:人事专员负责书写会议记录和拍照,参会人员签到、会议内容清晰,手写纪录和电子档纪录(包括会议汇报材料留存)同时保存。

二、物业服务中心(管理处以后尽可能改称为服务中心)周例会

1、会议召开时间:每周五下午3:30分。

2、召开地点: 服务中心会议室

3、参会人员:项目经理、客服人员、各部门主管及工程部全体人员

4、议事内容:①项目经理总结本周工作完成情况,通报本周工作中表现优秀的工作人员。宣布下周工作计划及建议完成办法。②各部门主管汇报工作,成绩、困难、需要什么帮助、部门人员情况、自我总

结、还有哪些不足、如何改进、何时见效等。③客服人员汇报工作,提出办公室服务中心与各门协作的情况是否良好,还有哪些问题需要改进,在会议上由项目经理当场解决;业主近期反映的主要问题/建议汇总;仓库进出材料情况(专人管理、专人汇报)④遇节假日时,做相应安排。④项目经理交待其它事项。

5、会议纪录:前台工作人员负责书写会议记录和拍照,参会人员签到、会议内容清晰,手写纪录和电子档纪录(包括会议汇报材料留存)同时保存。

三、安保部周例会、周一集训

1、会议时间:周例会定为每周五下午4点半,原则上是物业服务中心周例会结束后开始。 每周一早上7:00(可根据实际情况变更)由安保部负责人主持列队集训。

2、召开地点:保安部会议室

3、参会人员:安保队长、安保班长、全体队员、项目经理可列席旁听。

4、议事内容:①本周安保部工作大数据:消防安全、车辆安全、防盗安全、车辆服务费完成情况、助人为乐好人好事等。②安保队长做本部门工作情况分析,提出不足和改进办法及实施计划,何时见效!③队员提出问题,合理建议或困难记录下来,想办法解决,无理取闹者记大过,留职查看。④项目经理根据会议情况讲话总结。

5、会议纪录:班长负责书写会议记录和拍照,参会人员签到、会议内容清晰,手写纪录和电子档纪录(包括会议汇报材料留存)同时保

存。

四、工程部周例会

1、召开时间:每周二上午10:00

2、召开地点:物业服务中心会议室

3、参会人员:工程主管、水电班长、水电工

4、议事内容:因项目周例会时把工程部作为行政人员一起参加了会议。所以,工程部周例会主要以研究技术问题,解决项目工程部分的一些难题。再就是节能降耗工作是会议讨论的重点。最后是汇总每周水泵房和配电房的巡检记录,发现未按规定巡检者如实按规定处罚、教育。

5、会议纪录:水电班长负责书写会议记录和拍照,参会人员签到、会议内容清晰,手写纪录和电子档纪录(包括会议汇报材料留存)同时保存。

五、保洁绿化部例会

1、召开时间:每周六下午4:30分

2、召开地点:保洁部休息室

3、参加人员:保洁部主管、保洁员、垃圾转运工、绿化工

4、议事内容:①主管对本周办公室接到的投诉进行点名警告②总结上周工作完成情况,安排下周工作,强调工作标准及考核方法③交流保洁工作经验和技巧④总结绿化工作,跟踪绿化工作的进度,根据季节不同适时调整绿化工的工作重点⑤员工发言,提问题。

5、会议纪录:主管或前台负责书写会议记录和拍照,参会人员签到、

会议内容清晰,手写纪录和电子档纪录(包括会议汇报材料留存)同时保存。

说明:此会议制度主要目的是让项目管理常规化,总经办按照会议制度规定的会议时间和会议纪录要求适时抽查即可,让项目管理者和基层员工重视周例会,同时还可通过开例会的过程发现一些可培养的优秀人才。

朱 繁

20xx年x月x日(待审阅)

实施计划:本制度在3月份审核通过后,从20xx年x月x日起实施。 4月中旬时检查落实情况。

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