公司档案管理制度(1700字)

发表于:2015.7.23来自:www.ttfanwen.com字数:1700 手机看范文

公司档案管理制度(试执行)

一、总则

1、为加强本公司档案管理工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

2、公司档案,是指公司从建设到运营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 3、公司专设档案管理部门,档案部门归属于公司办公室,由办公室行政文秘专人管理。负责对公司的公文、档案进行统一管理,包括公文的草拟、收发、归档,档案资料的整理、编制、保管等工作。

二、文件材料的收集管理

1、凡属于归档范围之内的文件资料,均应依法归档,不得以任何借口拒绝归档。任何部门经理、主管及员工等严禁私自处理、收藏,及未获公司批复签处同意情况下外泄公司档案,公司将追求相关人员的责任。(详见《XXXX【20xx】003号文》)。

2、归档文件的收集工作由各部门经办人员负责,经办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后经部门负责人、办公室主任或公司副总审阅签批后,及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

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3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交办公室备案。

4、会议类文件由行政文秘收集归档。

三、归档范围

1、本公司的大事记及反映本公司重要活动的所有图纸、文件、声像资料等。

2、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

5、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

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4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

7、归档手续,各部门将文件材料和案卷向档案室移交时,应填写“公司重要文件移交登记表”一式二份,经交接双方核对签字后,各留一份,以备考查。

五、档案管理人员职责

1、集中统一管理本单位全部档案,按照档案业务建设规范要求,做好档案收集、整理、归档等工作。

2、负责协助、检查、督促公司各部门经办人员做好本部门档案的形成、积累、归档工作,确保档案的完整、准确。

3、积极开发利用档案信息资源,编制多种检索工具和专题资料,主动运用档案协助领导和有关部门解决实际问题。

4、做好档案统计工作,及时、准确地上报各类档案统计表,对本单位档案和档案管理情况做到心中有数。

5、档案人员要忠于职守,自觉遵守档案制度,保守机密,认真做好档案管理工作。

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六、档案的利用

1、提调公司档案必须填写《提档申请表》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由办公室主任签字批准,受控文档的借阅要由副总或总经理签字批准(详见《XXXX【20xx】003号文》)。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报办公室主任或副总经理处理。

3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借,必须专人专用。

7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度颁布之日起开始执行。

签发人:

年月日

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第二篇:公司档案管理制度 2200字

1.主要内容及适用范围:本制度规定了本公司档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。 2.档案的管理机构: 2.1公司办公室是档案管理机构,公司档案管理员具体负责档案的日常管理工作。 2.2公司档案员主要工作职责 2.2.1 严格遵守公司发布的档案工作管理制度,并在执行中完善管理制度; 2.2.2 严格执行公司档案领用、借阅、复印登记手续; 2.2.3 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作; 2.2.4 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。 3. 归档范围 : 3.1 政府及上级部门法规性文件资料。包括上级颁发、需公司执行的,或由行业发行的各种标准、规章制度等。(由办公室负责归档并保存) 3.2 公司内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录;公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划;公司年度、月度工作总结和调查报告。公司各类计划指标、技术指标、营销指标、公司大事记等。(由办公室负责归档并保存) 3.3公司内部资质资料。包括法人营业执照、企业代码证、资质证书。(由办公室负责归档并保存) 3.4公司项目开发资料。包括国有土地许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、施工许可证、预售许可证等。(由前期部负责归档移交办公室保存) 3.5公司工程技术资料。包括各类工程图纸等。(由工程部负责归档移交办公室保存) 3.6公司项目合同审计资料。包括各种合同等。(由工程部负责归档移交办公室保存) 3.7公司项目预决算资料。(由工程部负责归档移交办公室保存) 3.8公司项目施工资料。包括公司备案资料、桩基竣工资料、标志牌申请表、竣工备案通知书。(由工程部负责归档,并移交市档案馆保存) 3.9公司房屋销售资料。包括公司上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭证、合同书、协议书等的原始记录和文本。(由销售部负责归档移交办公室保存) 3.10公司财务凭证。(由财务料整理并保存) 3.11 公司人力资源资料。包括公司员工劳动合同、保险、任命等相关资料。(由办公室负责归档并保存) 3.12公司法律文书资料。(由办公室负责归档并保存) 4.档案的领用、借阅、复印: 4.1 各部室工作人员可登记后使用非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案,经公司总经理批准后方可借阅。 4.2 档案借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复公司档案管理制度(暂行)

制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借。 4.3 档案领用须公司总经理审批后方能领用,非密级档案借阅、复印须公司部门经理审批后方能借阅、复印。 5.档案保密要求 5.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。 5.2 有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司总经理批准。 5.4 有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经公司总经理批准。 5.5企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。 6.超期档案的销毁:对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报公司总经理批准后,派专人销毁。严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。 7.档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。 8.本制度自公布之日起执行。 淮南市宏坤置业有限公司 20xx年x月x日

公司档案管理制度(暂行)

一.主要内容及适用范围:本制度规定了本公司档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

二.档案的管理机构:

1.公司办公室是档案管理机构,公司档案管理员具体负责档案的日常管理工作。

2.公司档案员主要工作职责

2.1 严格遵守公司发布的档案工作管理制度,并在执行中完善管理制度;

2.2 严格执行公司档案领用、借阅、复印登记手续;

2.3 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作;

2.4 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。

三.档案的领用、借阅、复印:

1.各部室工作人员可登记后使用非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案,经公司总经理批准后方可借阅。

2.档案借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借。

3.档案原件领用须公司总经理审批后方能领用,非密级档案借阅、复印须公司部门经理审批后方能借阅、复印。

四.档案保密要求

1.档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。

2.有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司总经理批准。

3.有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经公司总经理批准。

4.企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。

五.超期档案的销毁:对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报公司总经理批准后,派专人销毁。严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。

六.档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。

七. 本制度自公布之日起执行。

淮南市宏坤置业有限公司 20xx年x月x日

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