文书档案案卷格式(2700字)

发表于:2016.4.18来自:www.ttfanwen.com字数:2700 手机看范文

文书档案案卷格式

(国家标准)

文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)

1 、 适用范围

本标准适用于我国各级档案馆 ( 室 ) 和文书处理部门。

2 、 案卷卷皮格式

文书档案案卷卷皮分两种,一种是硬卷皮,一种是软卷皮。

2.1 硬卷皮格式

2.1.1硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽 ) 。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边 ( 上、下、翻口处 ) 要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设 10 、 15 、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮,上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

2.1.2案卷封面项目

封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。

2.1.3封面项目的填写方法

2.1.3 .1 全宗名称:

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”;“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”;“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。

2.1.3 .2 类目名称:

类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

2.1.3 .3 案卷题名:

案卷题名即案卷标题,一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。

2.1.3 .4 时间:卷内文件所属的起止年月。

2.1.3 .5 保管期限:立卷时划定的案卷保管期限,一般由立卷人填写。

2.1.3 .6 件、页数:装订的案卷要填写总页数,不装订的案卷要填写本卷的总件数。

2.1.3 .7 归档号:填写文书处理号,由立卷人填写。

2.1.3.8 档号的编制:

封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。

目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号

案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

2.1.4卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号,其排列格式尺寸。

2.2 软卷皮格式

使用软卷皮装订的案卷,必须装入卷盒内保存。

2.2.1软卷皮外形尺寸:

软卷皮设封皮和封底,其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm × 210mm ( 供 A4 型纸用 ) 或260mm × 185mm ( 供 16 开型纸用 ) 的规格。

2.2.2软卷皮封面项目:

软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。

2.2.3软卷皮封二项目:

软卷皮封二印制项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。

软卷皮封二项目的填写方法同 3.4 卷内文件目录填写方法。

2.2.4软卷皮封三印制项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间,其尺寸位置软卷皮封三项目的填写方法同 4.3 卷内备考表填写方法。

2.3 卷盒格式

2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm × 220mm ( 长×宽 ) ,其高度可根据需要分别设置 30 、 40 或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒。

2.3.2卷盒封面和卷脊格式

卷盒封面为空白面。

卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。

2.4 填写要求

2.5 填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔,字迹要求工整。

3 、卷内文件目录格式

3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用 16 开型 ( 即长×宽为260mm × 185mm ) 或国际标准 A4 型 ( 即长×宽为297mm × 210mm ) 。

3.2 页边与文字区尺寸

卷内目录用纸上白边 ( 天头 ) 宽 20 ± 0.5mm

卷内目录用纸下白边 ( 地脚 ) 宽 15 ± 0.5mm

卷内目录用纸左白边 ( 订口 ) 宽 25 ± 0.5mm

卷内目录用纸右白边 ( 翻口) 宽 15 ± 0.5mm

3.3 卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

各项目 具体位置、尺寸。

3.4 卷内文件目录填写方法

3.4.1顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。

3.4.2文号:文件制发机关的发文字号。

3.4.3责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦即文件的署名者。

3.4.4题名:即文件的标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,

可自拟标题,外加“〔〕”号。

3.4.5日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月的数字右下角加“·”号。

3.4.6页号:卷内文件所在之页的编号。

3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角,其格式与尺寸是: 全宗号目录号案卷号件号

4 × 15 mm

3.4.8备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。

4 、 卷内备考表格式

4.1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。

4.2 卷内备考表项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸。4.3 .1本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。4.3.2立卷人:由责任立卷者签名。

4.3.3检查人:由案卷质量审核者签名。

4.3.4立卷时间:填写完成的立卷日期。

5 、 案卷各部分的排列格式

5.1 使用硬卷皮组卷,无论装订与否,其案卷各部分的排列格式均是:

案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。

5.2 使用软卷皮组卷,其案卷各部分按下列格式排列:

软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表),以案卷号排列次序装入盒保存。

6 、 文书档案案卷格式监制 

6.1 文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。

6.2 在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。




第二篇:文书档案案卷格式 2500字

文书档案案卷格式

1 适用范围

本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。

2 案卷卷皮格式

文书档案案卷卷皮分两种,一种是硬卷皮,一种是软卷皮。

2.1 硬卷皮格式

2.1.1 硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮,上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌(见图1)。 本标准推荐使用250克占皮纸制作案卷硬卷皮。

2.1.2 案卷封面项目

封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名。时间、保管期限、件、页数、归档号、档号各项目具体位置、尺寸(见图2)。

2.1.3 封面项目的填写方法

2.1.3.1 全宗名称:

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”;“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”;“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局。”不得简称为“本部”、“本委”、“本委人事局”等。

2.1.3.2 类目名称:

类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

2.1.3.3 案卷题名:

案卷题名即案卷标题,一般由立卷人自拟,案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。

2.1.3.4 时间:卷内文件所属的起止年月。

2.1.3.5 保管期限:立卷时划定的案卷保管期限,一般由立卷人填写。

2.1.3.6 件、页数:装订的案卷要填写总页数,不装订的案卷要填写本卷的总件数。

2.1.3.7 归档号:填写文书处理号,由立卷人填写。

2.1.3.8 档号的编制:

封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。

目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷号。

案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷目录号。

2.1.4 卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号,其排列格式尺寸(见图3)。

2.2 软卷式格式

使用软卷皮装订的案卷,必须装入卷盒内保存。

2.2.1 软卷皮外形尺寸:

软卷皮设封皮和封底,其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格(见图4)。

2.2.2 软卷皮封面项目:

软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置(见图4)。

2.2.3 软卷皮封二项目:

软卷皮封二印制项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸(见图5)。

2.2.4 软卷皮封二项目的填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。

软卷皮封三印制项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间,其尺寸位置(见图9)。

2.3 卷盒格式

2.3.1 卷盒外形尺寸采用300mm×220mm(长×宽),其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒(见图6)。

2.3.2 卷盒封面和卷脊格式

卷盒封面为空白面。

卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。

其中起止卷号填写××-×卷,其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置、尺寸(见图7)。

2.4 填写要求

填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔,字迹要求工整。

3 卷内文件目录格式

3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型或国际标准A4型。

3.2 页边与文字区尺寸

卷内目录用纸上白(天头)宽20±0.5mm

卷内目录用纸下白(地脚)宽15±0.5mm

卷内目录用纸左白(订口)宽25±0.5mm

卷内目录用纸右白(翻口)宽15±0.5mm(见图8)

3.3 卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸(见图8)。

3.4 卷内文件目录填写方法

3.4.1 顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。

3.4.2 文号:文件制发机关的发文字号。

3.4.3 责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦即文件的署名者。

3.4.4 题名:即文件的标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“〔〕”号。

3.4.5 日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月的数字右下角加“·”号。

3.4.6 页号:卷内文件所在之页的编号。

3.4.7 单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件首页的右上角,其格式尺与寸是:mm

3.4.8 备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。

4 卷内备考表格式

4.1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录(见图9)。

4.2 卷内备考表项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸(见图9)。

4.3 卷内备考表填写方法

4.3.1 本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

4.3.2 立卷人:由责任立卷者签名。

4.3.3 检查人:由案卷质量审核者签名。

4.3.4 立卷时间:填写完成的立卷日期。

5 案卷各部分的排列格式

5.1 使用硬卷皮组卷,无论装订与否,其案卷各部分的排列格式均是: 案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。

5.2 使用软卷皮组卷,其案卷各部分按下列格式排列:软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表),以案卷号排列次序装入盒保存。 6 文书档案案卷格式监制

6.1 文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。

6.2 在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样

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