如何做展会计划(2000字)

发表于:2018.3.19来自:www.ttfanwen.com字数:2000 手机看范文

第**届成都中国教育装备展览会

目录

一、展会定位..................................................................1-2

二、展会权责执行…………………………………… 1-2

三、展会计划………………………………………….2-6

四、展会执行…………………………………….……6-6

五、展会总结……………………………….7-7

一、展会定位

宣传襄阳市顺联万博教育装备发展有限公司企业形象和知名度;让行业有企业有一个认识,从陌生到认识,从认识到了解。其核心目的是首期产业园区展览馆展位的销售和租凭打下基础,再次就是收集和发掘教育装备行业的设计、检测、营销、商贸、材料、制造、物流等企业和运营商的详细资料。

二、展会权责执行

1、人员分工计划

1-1、责任人、执行人员、协作部门和人员

1-2、责任人工作权责

1-3、执行人员工作权责

1-4、协作部门和人员

2、对内和对外上下沟通

3、方案提交、计划、执行

三、展会计划

1、展会举办时间

1-1、布展时间:2011-11-6号、7号两天时间

1-2、展会时间:2011-11-8号、9号和10号上午两天半 1-3、撤展时间:2011-11-10号下午

2、展会计划进度表

具体时间安排如下(总计:60天 2011 -9-6开绐 ):

如何做展会计划

如何做展会计划

四、展会执行 1、展会期间的推广活动安排

1-1、20xx年11月8日上午9:50-11:50点,按排5-8名模特身佩广告标语手举广告牌行走在各个展会通道中。20xx年11月8日14:30-16点在展会现场做第一场产吕和项目推介会,提前做出推介活动的内容细节,工作人员要提前做宣传,邀请行业内有影响的企业和个体来参加,在活动的最后要给参于嘉宾和目标客人赠送礼物增加记忆。 1-2、20xx年11月9日上午9:50-11:50点,按排5-8名模特身佩广告标语手举广告牌行走在各个展会通道中。20xx年11月9日14:30-16点在展会现场做第二场产吕和项目推介会,提前做出推介活动的内容细节,工作人员要提前做宣传,邀请行业内有影响的企业和个体来参加,在活动的最后要给参于嘉宾和目标客人赠送礼物增加记忆。 1-3、20xx年11月10日上午9:30-11点按排5-8名模特身佩广告标语手举广告牌来回行走在各个展会通道中。

如何做展会计划

2、参展人员的要求和计划

2-1、参展人员的基本素质,如相貌、声音、性格、能动性。

2-2、工作人员对公司产品和服务有较深入专业知识,自信、适应能力强、性格外向善于交谈。

2-3、有参展经验是最好,加强现场专业知识、产品性能和演示方法等技能的练习,现场才可以做到应用自如。

2-4、人员配置:营销人员4-5名以展台工作为主(活动推介、接待观众、介绍公司、介绍产品、散发资料、记录情况、洽谈贸易、签订合同、后续跟综等),以筹备工作为辅(对内组展、对外联络、展品运输、设计施工、宣传广告、行政后勤、财务结算) ;策化行政支持人员1-2名以筹备工作为主(对内组展、现场活动策化、设计施工方案、宣传广告方案、行政后勤、财务结算等)

3、展会费用构成和计划

3-1、展会费用主要分成两大部分,第一是直接费用;第二就是间接费用。(参展面积物装位100平方米约5万、展示厅搭建装修约3万、宣传物品制作约1万、相关礼品准备、媒体费用约2万、LED显示屏租凭费用约1万、参展人员住宿饮食费用以6天计约5千)总计:12.5万。

3-2、展会场地和现场装修最好是谈成分批次支付,展会结束

后企业收到发票付清全款;现金主要是负责工作人员的食宿问题,以两人一个标间方案进行计划,提前给财务借款,展会结束一周内用发票冲销帐目。

3-3、有一个人统一管理吃住以及临时需要购买一些用品,合理利用展会费用,节省成本。

4、展会细节工作

4-1、宣专资料(公司简介、广告服装、产品宣传册、海报、赠品、光碟、led显示屏显示内容)。

4-2、洽谈资料(展品、展会、名片、相关合同文本)。

4-3、服务资料(客人资料统计表、嘉宾签到薄、名片夹)。

4-4、外聘人员沟通和工作细节要进行跟综,确保品质,服合公司的宣传主题。

4-5、对意向客人要第一时间解决,整理客户意向书,对于大客户尽量当天约见沟通处理。

五、展会总结与注意事项工作

1、

2、 展会每天都要进行总结,找出不足,加以修正确保展会质量。 展会期间没有处理问题和事情在展会结束后第一时间提交给公司,公司统一回复。

3、

4、

5、 参展人员对本次展会进行总结,并提出意见和解决方案 展会期间注意摆放和演示设备和产品,防止被盗。 展会现场不能在展会现场进餐,保持展厅干净整洁;保持公司整体形象。

6、 参展工作人员要着装统一,体现公司良好精神面貌,和公司形象稳合。




第二篇:如何做展会准备 5600字

如何做展会准备

1 .收集样品实物

赶快下工厂收集典型样品实物,记得带数码相机。样品不求多,但求精。带不了的样品一定要拍相片。要做好样品的分类和编号,计下供应价格。

2.建立商品档案

将数码相机拍摄的商品图片,批量导入数据库。批量导入图片可自动按编号建立商品档案,自动完成图片裁剪缩放。然后,看图补充商品其他详细描述,输入货源价格。这样可在一两周内建立起商品资料库。

3.制作样品条码

批量制作所有样品的条码标签,打印到不干胶纸上。剪下每个编号的样品条码标签,贴到相关样品实物上。做好这一步,可以在现场报价时用实物直接输入电脑编码,极大提高工作效率。否则就要手工查找和输入商品编号,慢!

4.动画展示样品

交易会展台上,将电脑大屏幕最显眼的位置,以丰富的动画效果自动展示所有精美的商品图片。可极大吸引过往客商注意力,只要客商停步,赶快上前说:“Hello”!接着就看你怎样快速搞定了。

5.快速扫描报价

客商喜欢什么样品,用你的条码扫描器(一点都不贵)逐一扫描入电脑。只要输入你想赚多少钱,一个按钮即准确算出美元报价。管他什么价格术语,运费、保险费、销售费和杂费一分不会少算。只是别心太黑,客商也精明着呢。我的经验是,欧美客户可以多赚点。

6.正规报价单据

三五分钟算好价格,即可打印正规格式的报价单,有多款格式。有你公司的Logo,详细联系方式、价格条件、单价数量等等全在一张纸上,清晰明朗。配一台彩色喷墨打印机,含清晰图片的报价单即可呈现在客人眼前。“Very Good!”客人满意而去,你就等好消息吧。

7.即刻成交签单

运气好,客人会立刻下单,窃喜的时候可别着急。把那份报价单转成订单,填上谈妥的交易条款。核对无误,即可打印正式的出口合同或销售确认书,让客人签了就是。

8.回家准备出货

回家的路是轻松的,满载而归,成果都在你的便携电脑里。休息几天之后,将那些客户资料、

报价、订单导入公司的业务数据库中。在安排手下人准备采购,制作发票,安排托运、保险和报关等。最后收到美元,才能算圆满完成广交会任务

据国外专门机构的调查,参观者对展会各因素的记忆顺序包括:展品吸引力 39%,操作演示 25%,展台设计 14%,展台人员表现 10%,散发资料 8%,展出者的名气 4%。由此可见,参展商并不是有名气就可高枕无忧了,关键在于展会现场的表现。

首先,展品选择是第一位的。展品是给观摩者留下印象的最重要因素。展品选择应依据三项原则:

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1、针对性,

2、代表性,

3、独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。代表性是指展品要体现展出者的高新技术,生产能力及本行业特点。独特性是指展品要有自己的独到之处,与同类产品相比,明显有别。

其次,参展商的现场展示。现在,很多参展商都采用歌舞表演,有奖问答和视频音频的展示方法。这是因为在静态条件下,并不能说明展品的全部性能,显示全部特征,需要借助其他材料或设备等手段来加以说明,强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参与,并准备一些小包装样品免费派发。

第三,展台设计。当前,很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。各参展商也越来越重视特装修。但特装并非花钱越多,装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象,吸引参观者的注意力。因此,你可以从几个方面衡量装修是否达到目的:1、展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调;2、展台设计是为了衬托展品,不可喧宾夺主;3、展台设计需考虑参自身的公众形象,不可过于标新立异;4、不要忽略展台的展示、会谈、咨询和休息等基本功能。

第四,工作人员的配备是展览成功的关键。展台的人员配备可从四个方面加以考虑:1、按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员;2、根据工作量的大小决定人员数量;3、人员的基本素质及个性;4、加强专业知识的培训及产品性能的了解,包括专业知识、产品性能、演示方法等等。

第五,客户邀请。前往专业展会的参观者目标都很明确。所以参展者除了被动地等待客户,开展前要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手段,邀请和吸引客户。

有经验的大公司做这些事情的时候,并非眉毛胡子一把抓,而是制定周详的计划。参考下表,看一看你做到了吗?

参展计划时间表:

(一)12 个月前:

1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,确定全年展览计划;

2、与展览主办单位或代理公司联系,取得初步资料;

3、选定场地;(一般而言,首次参加国际大展,较难取得最佳位置);

4、了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划。

(二)9个月前:

1、设计展览结构;

2、取得展览管理公司的设计批准;

3、选择并准备参展产品;

4、与国外潜在客户及目前顾客联络;

5、制作展览宣传册。

(三)6 个月前:

1、以广告或邮件等进行推广活动;

2、确定旅行计划;

3、预付展览场地及其他服务所需款项;

4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等,并准备必要的翻译;

5、安排展览期间翻译员;

6、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。

(四)3 个月前:

1、继续追踪产品推广活动;

2、最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,贴上公司标签;

3、将展位结构设计做最后的决定;

4、计划访客回应处理程序;

5、训练参展员工;

6、排定展览期间的约谈;

7、安排展览现场或场外的招待会;

8、出国展则需购买外汇。

(五)四天前:

1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包;

2、搭乘飞机至目的地。

(六)三天前:

1、抵达,饭店登记;

2、视查展览厅及场地;

3、咨询运输商,确定所有运送物品是否安全抵达;

4、指示运输承包商将物品运送至会场;

5、联络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪;

6、与展览组织代表联络,告知通讯方法;

7、访问当地顾客。

(七)两天前:

1、确定所有物品运送完成;

2、查看租用的设备及所有用品,了解其功能;

3、布置展位;

4、将所有活动节目做最后的决定。

(八)一天前:

1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查;

2、将促销用品送达直接分配中心;

3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。

(九)展览期间:

1、尽早到会场;

2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心;

3、实地观察后尽早预约明年场地;

4、详细记录每一个到访客户的情况及要求,不要凭事后记忆;

5、对于没有把握的产品需求,不要当场允诺,应及时报告总部作出合理答复。一旦应诺,必须按质按期完成;

6、将每日情况做成简报通知员工;

7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司,以便及时处理及回应。

转自国际贸易网上开发功略

一、参加展览会

这是迄今为止最有效的出口营销方法,效果因参展人员的策划能力和经验的不同而异。 参加展览会的作用有:

帮助企业迅速打开市场;

帮助企业迅速了解行业市场的动态;

帮助企业在较短时间内树立在行业内的影响力。如果你在某次展览中办的很有特色,会给买家、同行、媒体、科研机构留下一定程度的印象。

1.怎样选择展览会

优先选择参加国内的国际性著名行业展览和综合展览,其次选择参加国外的行业展览。对于国外的行业展览首先要考虑是否与我们的目标市场相一致,要么举办国是我们的目标市场,同时该展是该国行业内最专业的展览;要么展览的行业影响力、国际性很强。

这里介绍一些评估某展会的专业性、国际性、影响力的小技巧。

?通过查看其网站、去信询问知道他们的举办次数(次数多,知道的人多,影响越大),有无本行业著名厂家(国际巨头)参加过或会去参加,另外再从其网站上看看展馆照片等介绍。 ?询问自己的客户是否知道该展,参加过没,会不会去参加,借鉴他们的认识。

?与本公司产品的紧密结合程度,结合性高,行业买家越多。

?是否有UFI标志。国际展览联盟-UFI(/)是一个评估展览会主办者所提供设施的质量的组织。

2.怎么查找展览资讯

笔者给出四个使用起来比较方便的网址,供选择:

http://fair./ China fair guide 中国会展服务,搜索的方式获得信息; http://ccn./cbg/szxx/szxx.html 中国商品网,直接查看展会信息;

.cn/cn/zhsearch/fair.asp 国贸资讯网提供

/ 阿里的展览资讯库。

2、成功展览的标准

?收集了大量的潜在客户名片并和客户做了有效交流;

?展览中工作做得很好,对客户询问做了简要记录,做了很重要、重要、待定、一般的标记,或其它标记方法。

?与其他同行比,在展览设计、产品陈列和演示、人员表现等企业形象方面,比较突出。 这三个标准可以说是整个参展前中后的核心和灵魂。

3、展前准备

(1)、邀请新老客户、潜在客户来展位。如何做邀请工作?

?写一封正式的邀请信,信函中注明展览的时间地点名称和我方的展位号。另外如果我们将在展览上推出新的产品和服务,应在函中预先告知。 在展出前一个半月左右,发函给潜在客户,邀请他们参加,当然也可以请展览举办方发函邀请。老客户可以打个电话或者写e-mail邀请一下。寄一封国际信件大概在50元左右。

?在展出2—3个星期致点给客户确认一下是否参加。然后在展前一个星期发一封e-mail提醒客户参加。

?整理出将要来展位访问的客户名单,做适当准备并可考虑为他们准备一样礼品。

(2)、展位挑选

?大小根据公司预算;

?选择人流必经之地;

?参展经验丰富的,可选择空地特装。

注意:好的展览位往往比较紧俏,需提前一年左右的时间预定。有的展会甚至这次展览开始

时,下次的展位已被预订了一半了。所以我们不要等展会举办方电话或信函上门再去考虑参加展会的事,要主动选展览,主动去联系。

(3)、展位设计

这方面笔者就不多说了,总之展铺在设计上要注意色彩搭配、墙壁地板、灯具等方面,有好的创意更好,这样能增加客户的印象。假如这方面缺经验可到有关专卖店、商场专柜去看看他们是怎么摆和您一样的商品的。

(4)、考虑利用展览充分宣传自己

展览会刊、横幅拱门等和咖啡室、旅馆等处选择做广告,赞助展览等。

(5)、参展人员的必要培训

参展人员尤其是新手的适当培训,包括礼貌用语、仪态举止、职业道德、现场注意点等。

(6)、精心准备各种材料

包括产品目录(产品宣传手册)、产品资料、样品、宣传广告、宣传光盘、纪念品等,而且对这些材料要精益求精。

(7)、展后跟进:

?建议每个展日结束,晚上开当日展览总结会议,标记当日的重点客户。

?根据现场收集的客户名片和与客户沟通的记录,将客户分类归档。可按公司以往的习惯分类方法,或按重要性程度或按买家类型——终端用户、进口贸易商、分销商、批发商、零售商。

?给每位到展位前访问的客户发感谢函。沟通比较多的特重要的客户就不需发了。 ?争取客户工作:回答客户的问题,明确客户的需求等等。

(8)、展前建议您认真考虑一下以下看似简单的问题

展出什么产品?

参展计划做好没?

参展预算已确定了吗?

订金或必要的保证金已支付了吗?

怎样的展位设计能符合我们的要求?

我们需要新的展示品吗?

我们需要新的宣传画吗?

展位付款的最后期限是什么时候?

我们需要预定什么物品为展览服务?

楣板

电气(电源、转换插座)

给排水

展位清洁服务

植物摆设

电话

电脑

电脑及网络连接

打印机

垃圾篓

家具

全外包服务是否必要?

是否安排好展位的安装与拆卸?

怎样安排货运?

保险安排好了吗?

是否准备好了工具箱?

酒店服务预订好了吗?

展前6 ~8个月制定推广计划:

前推广如何进行

个人邀请函(包括介绍和回复函)

直邮广告

其它公关

我们的展位号有否包含在展前的推广材料中 需要印制额外的传单、目录和价目表吗? 印刷品准备好了吗?

对其他的公关活动做好了计划吗?

我们的参展手册已经填写完成并寄出了吗? 怎样的赠品能取得更好的效果?

我们要组织什么样的现场推广活动? 机场广告/户外广告

酒店电视广告

酒店房间推广

展会目录广告

我们的赠品符合当地的法规吗?

要预订多少门票?

展览4~6个月计划好参展人员:

展位上需要多少工作人员?

谁是代表公司的最佳人选?

展位经理指定了吗?

参加人员的培训准备好了吗?

定好展前会议的时间了吗?

参加人员熟悉展出的商品和服务吗? 是否组织好一个演示会?

是否有一个准备回答技术问题的代表? 是否确定了统一服装?

是否为参展人员预订了足够的参展商身份证件? 参展人员是否有足够的名片?

谁负责监督展位的安装和拆卸?

该负责人是否清楚会的出入程序?

在展会开始前为展会结束后的事情做好准备: 是否制定了展出期间每天的总结会时间表?

是否会向登记的参观者寄出感谢信? 怎样监管理会上的销售?

参展工作人员会得到怎样的奖励? 怎样评估该次展览?

展览费用是否在预算之内?

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