20xx陕西社区考试公文写作知识:公文主体(900字)

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20xx陕西社区考试公文写作知识公文主体

2015陕西社区考试公文写作知识:公文主体

1.标题

公文标题是对公文主要内容准确、简要的概括和提示,由发文机关名称、事由和文种组成。例如:《国务院关于进一步加强证券市场宏观管理的通知》,其中,“国务院”是发文机关名称,“进一步加强证券市场宏观管理”是公文的主体,即事由,“通知”是文种。

2.主送机关

《条例》规定:“主送机关指的是公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。”也就是说,主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。主送机关又称主送单位或行文对象。

3.正文

正文是公文的主体和核心所在,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明

附件说明是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容,如图标、名单、规定等,如穿插在公文正文中,往往隔断公文前后的联系而造成阅读上得不便。需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述,即附件。公文附件是正文内容的组成部分,与正文一样具有同等效力。若公文存在两个以上附件,需要在公文正文后标注附件的序号和名称。在正文中涉及附件内容除加括号注明“见附件”或“附后”。凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、报送、发布XX文件字样的,附件说明处不必注明“附件”字样,以免重复。

5.发文机关署名、成文日期和印章

发文机关署名应当署发文机关全称或者规范化简称。公文一般以机关名义署名,特殊情况如议案、命令(令)等文种需要由机关负责人署名的,应当写明职务。要注意发文机关署名应与标题中的范文机关名称相一致。

6.附注

附注是公文印发传达范围等需要说明的事项加以说明,主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.附件

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20xx陕西社区考试公文写作知识公文主体

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件说明中附件的序号和名称应与附件的序号和名称一致,以显示附件与正文不可分割的关系。

文章来源:陕西人事考试网()




第二篇:20xx陕西社区招聘考试:第五章 公文写作 18400字

第五章:公文写作。

第一节:公文基础知识。

一、公文的概念。

公文,即,公务文书,是指国家机构,企事业单位和其他社会组织,在公务活动中,为行使职权、实施管理所形成和使用的,具有特定效力和规范体式的文书。公文有广义和狭义之分。广义的公文,包括通用公文、专用公文和事务公文;狭义的公文,仅指通用公文。

通用公文是指,在党政机关、企事业单位和其他社会组织中,普遍通行适用的、具有特定效力和规范体式的文书,主要包括:《党政机构公文处理工作条例》中规定的15种:决议、决定、命令(即,令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、方案、函、纪要。

专用公文是指:局限在一定的工作部门和特定的业务范围内,根据特殊需要,而使用的专业性很强的公文,如:国书、照会、备忘录、起诉书、判决书、可行性研究报告、合同等。

事物公文是指:党政机关、企事业单位和其他社会组织,在处理日常事务中,所使用的非正式文件的统称,如:简报、章程、守则、便函、工作要点、调查报告、倡议书、讣告等。

本节主要介绍通用公文。

二、公文的特点。

公文的特点可以概括为四个方面:

(一)政策性。

公文担负着传达和执行党和国家制定的路线、方针、政策,处理机关行政公务的重要职能,国家行政机关、企事业单位和群众团体所制发的公文,其内容绝对不允许违背党和国家的各项方针和政策。

(二)权威性。

党政机关、企事业单位和其他社会组织都是依据法律、条例、章程等合法建立并存在的,有特定的职权范围,要在职权范围内行使职权,部署工作,提出要求,沟通情况,协调各方面的关系,需要经常制发公文。发文机关的法定地位和法定职权,决定了所发公文具有法定的权威性,它可以要求其下级机关贯彻执行,从而推动各项公务活动顺利开展。

(三)规范性。

每种公文的名称、体裁、行文关系和文字表达等,都有严格的规范要求,有其特定的模式和特定的适用范围。公文的制发和处理,须经过一定的程序,任何机关、企事业单位和社会组织,在制发和处理公文时,必须依照公文特定的规范格式,不得自行其是。

(四)时限性。

公文的时限性是指:公文的效用受时间限制。任何一份公文都是为了一个特定的目的而制发的,没有一份公文是永远有效的。随着形势的发展、情况的变化,某项工作一旦结束,相关

的公文也就完成了它的使命,不再具有现实作用,或被转化为档案,或被废止,或因新的目的出现,而被修改、补充、替代。

三、公文的种类。

根据不同的标准,公文可分为以下几类:

(一)根据内容涉及国家秘密的程序,公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、私密、机密、绝密六类。

对外公开文件指:内容不涉及国家秘密,可直接对国内外公开发布的文件。

限国内公开文件指:内容不国家秘密,但不宜或不必向国外公布,而只在国内公开发布的文件。

内部使用文件指:内容虽不涉及国家秘密,但不宜对社会公开,而只限在机关或系统内部使用的文件。

秘密文件是指:涉及国家一般秘密内容,泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的文件。 机密文件是指:涉及国家重要秘密内容,泄露会使国家的安全和利益遭受较大损害的文件。 绝密文件是指:涉及国家核心秘密内容,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的文件。

(二)根据行文方向,公文可分为:上行文、下行文、平行文三类。

上行文是指:具有隶属关系的上级领导、指导机关报送的文件。

下行文是指:向所属被领导、指导的下级机关发送的文件。

平行文是指:向同一系统的同级机关,或非同一系统的任何机关发送的文件。

(三)根据内容的性质,公文可分为:规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性文件等。

规划性文件是指:以强制力推行的,用以规定各种行为规范的法规、规章等。

领导指导性文件是指:由领导指导机关制发的,用于颁布方针政策、法规章程,指导、布置工作,阐明领导指导原则的文件。

公布性文件是指:直接向国内外公开发布的文件。

陈述呈请性文件是指:用于汇报工作、陈述情况、提出建议、请求指示或批准的文件。 商洽性文件是指:无传递方向限制,用于探讨协商一般事项的函件等。

证明性文件是指:用以对某组织,或个人的使命、身份、经历,或某事件,提供证据,和对有关各方面权利、义务、责任作出规定的文件。

(四)根据公文来源,可将公文分为收文、发文两类。

收文是指:本机关收到的上级、下级,和不相隶属相关单位所制发的文件。

发文是指:本机关拟制,并向外发送的文件。

当然,这种划分并不是绝对的,就具体公文而言,往往有兼类,或相互转化的现象,收到的上级机关文件,有时需向本机关的下属机关转发,收文就转化为发文。

四、公文的文种。

文种,又称公文名称。用以概括表明公文的内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的、要求等。

文种是公文的必要组成部分。在公文中正确标明文种,有利于维护公文的严肃性、有效性,

能为公文的撰写、处理提供便利。

20xx年4月16日,中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》,要求从20xx年7月1日起施行。《党政机关公文处理工作条例》将党政机关的公文分为15种。

(一)公文文种。

(1)决议:适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(2)决定:适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(3)命令,(即:令):适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

(4)公报:适用于公布重要决定或者重大事项。

(5)公告:适用于向国内外宣布重要事项,或者法定事项。

(6)通告:适用于在一定范围内公布应当遵守,或者周知的事项。

(7)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(8)通知:适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知,或者执行的事项,批转、转发公文。

(9)通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神,和告知重要情况。

(10)报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(11)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

(12)批复:适用于答复下级机关请示事项。

(13)议案:适用于各级人民政府按照法律程序,向同级人民代表大会,或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(14)函:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(15)纪要:适用于记载会议主要情况和议定事项。

(二)相似文种比较。

1、公告与公报的比较。

公告与公报是党政机关常用的文种,它们对党务、政务工作的处理起着重要的作用,因此,有必要分清这两种公文的适用范围、性质及作用。

(1)性质不同。公报的新闻性更强一些,通常运用报纸、电台、电视等加以宣传。公告的新闻性相对弱些。

(2)内容不同。公报的内容多为重大事件或重大决定,如:发布会议情况、谈判情况、统计情况、经济发展和国家计划执行情况等,内容比较详细,篇幅较长。公告多用于宣布重大消息,或要有关人员遵守的法定事项,内容单一,正文一般简短、概要。

(3)使用范围不同。公告适用于向国内外宣布重要事项,或法定事项,比公报使用范围广。

2、决议与决定的比较。

两个文种都是下行文,都是对重要事项,或重大行动作出安排,使用范围较广,使用频率较高。

决议与决定的主要区别为:

(1)适用范围不同。决议,即:表决后的意见或结论,一般使用于重要会议,其制发

机关只能是会议。决定是领导机关在自己的职权范围内,对重要事项,或重大行动作出决策和安排,其制发主体一般是机关。

(2)产生程序不同。决议是机关共同意志的反映,须经过代表大会,或全体会议共同讨论研究、表决通过后才能生效。决定则可以由机关中,领导班子集体研究后,综合多数人的意见,由行政首长作出,不一定通过表决程序。

(3)标题和正文写法不同。决议的标题之下要标明决议在什么时间,经过什么会议通过,作出什么决议,正文部分每一段起首多用“会议听取”、“会议审议”、“会议认为”、“会议要求”等作为段首语。决定常用“经研究,特作出如下决定”、“决定如下”等语作为开头,接着的正文主体部分是决定的事项。

3、请示与报告的比较。

请示和报告均属上行文,都有必要的情况叙述,格式上也有一些共同之处。因为二者比较相近,在使用中混淆不清的现象较为普遍,该用请示的,错用围报告,“请示报告”合并使用,有些报告中,夹带请求事项等。

请示和报告的主要区别有:

(1)行文目的不同。请示是为了听取上级机关意见,解决工作中亟待处理,但又无权或无力处理的问题,故请上级答复;报告是为了使上情下达,取得上级的支持与指导,并不要求直接批复。

(2)行文时间不同。请求必须在事前行文,不允许“先斩后奏”;报告则不受时间限制,事前、事中、事后都可以行文。

(3)内容含量不同。请示一文一事,篇幅相对较短;报告不限一文一事,内容较复杂,篇幅较长。

(4)处理办法不同。上级机关受文后,对请示有答复的责任,对报告则一般不作答复。

4、通告、通知与通报的比较。

这三个文种都是下行文,都反映了上级机关对于下级机关工作的领导与指导,传达了发文机关对于某项工作所作出的决策和意见。

通告、通知与通报的主要区别有:

(1)发文目的不同。通告、通知是让下级了解上级指示精神,告诉其应知或应办的事项,如转发文件、传达指示、布置工作、增设机构、任免干部、召集会议等。通报则是要通过典型事例,或具体情况,来教育有关人员,以便改进工作,如传达重要精神、重要事项,表彰先进,批评错误等。

(2)收文机关不同。通告、通报的收文机关多半是泛指的,没有明确的所指。通知则有明确的收文机关,而且下发的通知需要报上级机关的,可用抄送写明具体机关。

(3)具体写法不同。通告、通知所写的要求,多用祈使语句。通报所写的内容则是“事”,多用叙述语句。

5、决议与纪要的比较。

决议和纪要都是由会议引出的公文。

决议和纪要的主要区别有:

(1)内容不同。决议的内容一般都是阐述重大问题和事项,纪要的内容既可以是重大问题和事情,也可以是日常的具体工作。

(2)产生的程序不同。决议必须经过审议、表决后才能生效,纪要则是根据会议内容概括出来的要点和精神。

(3)容量不同。决议往往写一方面或特定的问题,纪要可同时写几个方面的问题。

五、公文的组成要素。

党政机关公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(1)份号:公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(2)密级和保密期限:公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度,分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

(3)紧急程度:公文送达和办理时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(4)发文机关标志:由发文机关全称或者规范化简称,加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

(5)发文字号:由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

(6)签发人:上行文应当标注签发人姓名。

(7)标题:由发文机关名称、事由和文种组成。

(8)主送机关:公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(9)正文:公文的主体,用来表述公文的内容。

(10)附件说明:公文附件的顺序号和名称。

(11)发文机关署名:署发文机关全称,或者规范化简称。

(12)成文日期:署会议通过,或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(13)印章:公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

(14)附注:公文印发传达范围等需要说明的事项。

(15)附件:公文正文的说明、补充或者参考资料。

(16)抄送机关:除主送机关外,需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称,或者同类型机关统称。

(17)印发机关和印发日期:公文的送印机关和送印日期。

(18)页码:公文页数顺序号。

第二节:常用公文写作。

本节主要介绍社区工作中常用的13种公文的写作方法及写作要求。

一、通知。

(一)、通知的特点。

(1),应用范围的广泛性:在所有公文中,通知的应用范围最为广泛,上至高层机关,下至基层单位;大到全国范围内的重大安排,小到一个单位内部告知一般事项,都可以用通知行

文。

(2)、较强的时效性:通知的事项都是要求在一定时期内应知或应办的,具有较强的时效性。

(3)、告知性:通知的主要作用在于:告知主送机关有关事项,并按照内容去办理具体事务。

(4)、内容的灵活性:通知既可以长篇大论,也可以简明扼要;既可以是内部发文,也可以张贴公开。

(二)、通知的类别和写作要求。

按内容和用途,可分为发布性通知、指示性通知、知照性通知,和转发性通知。不同类型的通知,其正文写法有所不同。

1、发布性通知。

用于发布规范性文件、下达计划和印发领导讲话等。标题使用“发布”或“印发”字样。正文结构简单,篇幅短,一般只写明发布对象名称,及执行要求,如:“现发布《某某某》,自某某年某月某日起施行”,或“现将《某某某》印发给你们,请认真贯彻执行”。正文后直接附以印发和发布对象,不必标注“附件”字样。(详见教材中,第120页的范例:陕西省人民政府 关于印发城镇社区专职工作人员管理暂行办法的通知)。

2、指示性通知。

用于向下级机关作指示,部署工作任务。正文的结构包括通知缘由、通知事项和执行要求三部分。开头要明确交代制发通知的政策法规依据,或事实依据,以概括简练的语言,说明行文的必要性。主体部分写指导思想、任务、要求、方法和步骤等,一般采用并列式结构,分条列项写,可以列小标题,也可用每段第一句作为中心句,概括该项的内容。结尾对通知精神加以强调,提出贯彻实施要求。(详见教材中,第120页的范例:陕西省人民政府办公厅 关于进一步加强饮用水水源环境保护工作的通知)。

3、知照性通知。

用于一些不需直接执行或办理的事项,如节假日安排、从事任免、机构设置或调整、印章启用,或更换以及召开会议等,主要起交流情况、传递信息的作用,发送对象较广泛,对下级、平级机关均可发送。内容单一,篇幅简短,一般不需对事项加以议论评价,文中一般也不涉及直接的执行要求。(详见教材中,第121页的范例我:国务院办公厅关于20xx年部分节假日安排的通知)。

4、转发性通知。

用于转发上级机关或不相隶属机关的公文,或批转下级机关的公文。正文都比较简短,是针对被批转、转发公文所加的按语。其结构有两种形式:一种与发布性通知相似,只需写明被转发文件名称和执行要求即可,如:“现将某某某转发给你们,请结合实际情况,认真贯彻执行”。另一种篇幅较长,除上述内容外, 还要加上转发批示,批示要紧扣被转发文件内容,作出分析评价,强调意义,提出执行要求和注意事项。

撰写转发性通知还应注意以下几点:

(1)、此类通知正文后不必标注“附件说明”。

(2)、行政公文中被转发、批转的公文,不添加书名号。

(3)、为避免标题出现“关于的关于”、“通知的通知”之类的赘语,可以将“批转”、“转发”前面的介词“关于”省略,也可以另拟摘要,不出现被转发文件名称,只标明其文号,如:《陕西省人民政府办公厅关于转发国办发明电[2007]20号文件的通知》。(详见教材中,第

123页的范例:陕西省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于继续做好房地产市场调控工作的通知)。

二、通告。

(一)、通告的特点。

1、广泛性。

一是使用面广,各级行政机关和企事业单位均可使用;二是涉及内容广,可用以宣布行政措施,也可用以告知社会生活中的一些具体事项;三是行文对象广,它采取张贴、登报或广播等方式公开告知一定范围内的群众。

2、规定性。

通告大多用于针对某些事项作出规定或限制,要求告知对象支持、协助或遵照执行,所以具有法规性和约束力。

3、专业性。

通告的内容多涉及公安、交通、邮电、税务、市政建设、工商管理等方面的公务活动,带有专门性质,行文中常使用一些行业术语。

(二)、通告的结构和写作要求。

1、标题。使用发文机关名称、事由、文种的标题。

2、正文。由通告缘由、通告事项和结尾三部分构成。

缘由部分阐明发布原因、目的和依据,要力求简洁,可用“特通告如下”领起下文。

通告事项部分是通告的主体,写通告的有关事项或有关规定。事项性通告应写明具体的通告事项,规定性通告应写明具体规定、执行要求及贯彻执行的时期。这些事项和规定是要有关范围知道和遵守的,内容要具体,措辞要准确。专业性强的通告,在使用行业术语时,要注意适度,不宜过多过滥,要通俗易懂,便于群众理解和执行。

结尾可以提希望要求,也可以使用“特此通告”等尾语,还可以不写结束语,而自然结束,这根据行文情况酌定。

3、落款和日期。(详见教材中,第125页下方的范例:陕西省人民政府关于:禁止在彬县红岩河水库工程占地、和被淹没区新增建设项目和迁入人口的通告)。

三、报告。

(一)、报告的特点。

1、沟通性。沟通是现代管理活动中的一个重要环节。下情上达,可以通过会议、简报、口头汇报、书面报告等多种渠道,而呈送报告则是其中最准确、有效的方式之一。对于上级机关来说,可通过下级提交的报告,获取信息,了解下情,为决策提供依据;对于发文机关来说,可以主动取得上级的指导和监督,做好工作,减少和避免失误。

2、陈述性。报告是一种陈述性上行文,它以反映情况为立足点和基点,行文时主要采用叙述和说明的表达方式。报告中对有关情况要作出分析,并提出看法,但这些都建立在陈述情况的基础之上。

3、单向性。报告向上级行文,不需要任何相对应的文件,即:具有意向性。

(二)、报告的类别。

按内容性质分类,报告可分为工作报告、情况报告、答复报告和呈送报告。

需要说明的是,有些专业部门或个人使用的报告,如“审计报告”、“立案报告”、“调查报告”等,虽然标题也有“报告”二字,但其概念、写作要求与行政公文中的报告不同,不属于通用公文范畴。

1、工作报告。是向上级机关汇报本部门、本单位工作情况的报告,主要用于总结工作,反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。有时是全面报告工作情况,有时就某件或某项工作做专题汇报。

2、情况报告。是向上级机关汇报工作中出现的新情况、新问题、新动向、特别是突发事件、重大事故、特殊情况、重要问题时使用的一种报告。这种报告便于上级机关根据下级情况,及时采取措施,指导工作。

3、答复报告。是下级机关对上级机关询问作出回答的报告。

4、呈送报告。是向上级机关报送材料、物件时所作的简要报告。

(三)、不同类别报告的写作要求。

1、工作报告。

(1)、导语。简要揭示出报告的基本内容,用“现将有关情况报告如下”引起下文。

(2)、工作情况和成绩。汇报工作的基本情况和主要成绩。可以按时间顺序写,即:采用纵式结构;也可以分成几个方面写,即:采用模式结构;还可以兼用这两种结构方式。

(3)、工作经验。说明工作取得成绩的原因,往往是介绍若干条行这有效的做法。这是从工作中总结出来的带有规律性的东西,对今后的工作乃至其他单位的工作都有指导或参考价值,因此是工作报告的重点内容,要分条开列,每条都应写得有理有据,令人信服,防止抽象、空洞。有的工作报告可不必写这一部分。

(4)存在问题。工作报告还应找出工作中存在的问题,对大多数工作报告来说,这部分内容往往写得比较简要,不作为重点内容。

(5)今后打算。针对存在问题提出今后工作的打算。

(6)结尾。可以“特此报告,请审阅”、或“以上报告,当否,请审核”等为结尾语,有时也可以不用。(请见教材中,第128页下方的范例:陕西省人民政府关于20xx年,依法行政工作情况的报告)。

2、情况报告。

(1)、汇报和分析情况。这是情况报告的主要内容,应当把情况或问题的性质、时间、地点、经过、原委、结果等写清楚、写准确。分析情况是说明其原因、性质和影响等。情况介绍和情况分析可以分开写,先摆情况,后作分析,也可以结合起来写。

(2)、报告处理结果或处理打算。已经做了处理,应报告处理结果;还未及时处理的,应报告打算如何处理。

3、答复报告。

(1)、答复依据。即:写明制发报告的起因或根据,简要叙述在什么时候、对什么事项、以什么方式作了布置或交办,或上级查询什么问题,以便上级机关能够了解报告主旨。

(2)、办理情况及结果。这是报告的重点,写明上级布置或查询问题的办理情况及结果。这部分要围绕上级指示精神和要求来叙述,有针对性地将上级询问的问题答复清楚 ,不能避而不答或答非所问。

(3)、写明存在的问题或要求。有就写,没有就不写。不少答复上级的报告没有这一项。多用“专此报告”作结语。

4、呈送报告。写法较为简单,正文用一两句话说明报送什么文件或物品,有多少份多少种。例如:“现将我单位《某某年工作总结》报上,请审阅”。

四、请示。

(一)、请示的特点。

1、单一性。《党政机关公文处理工作条例》规定:请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。这条规定强调了请示主题单一和主送机关单一的显著特点。

2、期复性。请示是下级机关为请求上级机关批准某一事项,或解决某个问题而制发的,目的是为了得到反馈,即:期待上级明确表态,予以答复。

3、时效性。一般来说 ,请示的事项是亟待明确或急需解决的问题,时效性很强,上级机关受文后应及时研究,无论同意与否,都应尽快作了批复,不宜久拖不复。否则,便会影响下级机关正常开展工作。

(二)、请示的结构和写作要求。

请示由标题、主送机关、正文、落款和日期组成,这里主要介绍正文的写法:

1、请示缘由。交代背景,说明请示的原因和理由,这一部分是能否得到上级机关认可批准的关键,用语要简要,说理要充分,有理有据。如果有些问题难以扼要谫,可将有关详细材料作为附件随文上报,使正文篇幅简短,主旨突出。

2、请示事项。就某一事项或问题提出看法、建议或处理方案。这一部分要写得明确具体,所提解决办法要符合政策法规,实事求是,切实可行。如有两种以上处理方案,也可以同时提出,但必须说明本机关的倾向性意见与理由,以供上级权衡。

3、尾语。以请求语作结,语气中肯地再次提出请求,常用“特此请示,请批复”、“妥否,请批示”、“以上请示,请予批准”等用语。

写好请示,应把握以下几个方面:

第一、坚持一文一事。以免内容复杂呀涉及多个部门,而拖延批复的时间。

第二、一般应逐级请示。如遇到非常特殊的情况,或涉及重大紧急事项,需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第三、把握必要性。请示的问题,必须是工作中亟待解决的重要问题,确有必要提出请示,理由必须充足,不要把一般化问题或矛盾上交。在写请示事项时,应根据本地区或本单位的实际情况,提出执行或输的方案,以供上级机关在批复时参考,切忌只是摆问题,不提方案,(请求答疑的例外),忌模棱两可,含糊其辞。(请见教材中,第132页的范例:陕西省人民政府关于西安市,土地利用总体规划(20xx年至20xx年)的指示)。

五、批复。

(一)、批复的特点。

法定的权威性与执行性、行文的被动性是批复的主要特点。

(二)、批复的写作要求。

1、针对性要强。批复是针对下级机关的请示行文的,批复事项必须紧扣请示的事项,有问有答,回复清楚,不能答非所问。

2、观点要明确。对请示中所要求答复的问题都要有所交代,不能回避某些问题、不予作答或含糊其辞。

3、表达要准确。对部分同意请示或完全不同意请示的批复,在引述来文、表明态度之后,还需要有说理分析,说理要力求简洁,分析不要求详尽,点到为止即可。文字表达要准确、

简要,措辞严密,用语准确,以免产生歧义和疏漏,影响工作。

4、批复应讲究时效,及时作出答复,以免影响工作。

(请见教材中,第134页的范例:陕西省人民政府,关于建立陕西神沙河省级自然保护区的批复)。

六、通报。

(一)、通报的特点。

1、教育性。通报需要运用具有代表性、倾向性的事实(即:事例、新颖的典型经验,以及重大情况),教育干部和群众,通过表扬、批评、倡导或强调,唤起人们的警觉与注意,阐明自己的观点和意图,指导和推动工作。

2、说理性。通报的目的在于发扬正气,打击歪风邪气,指导和推动工作,因果的分析、实质的提示、意义的阐发,是通报的核心与重点。

3、时效性。通报主要用于反映新情况、新问题、新经验、新的苗头与趋向,强调及时快捷。

(二)、通报的类别。

通报按内容分为以下三类:

1、表彰性通报。用于表扬先进从我和先进集体的事迹。树立榜样,宣传典型,总结成功经验。

2、批评性通报。用于批评错误,通报事故或反而典型,总结教训,防止类似问题发生。

3、情况通报。用于将全局或某一方面的信息、动向、或其他情况传达给下级机关,旨在引起重视,,采取相应措施,以掌握工作的主动权。

(三)、通报的结构和写作要求。

通报由标题、主送机关,正文、落款和日期组成,这里主要介绍正文的写法。

正文一般要把通报情况的缘由、时间、地点、经过、结果等交代清楚,并分析所陈述内容的性质、意义等。由于不同通报的内容、性质、功能等方面各有差异,所以正文的写法也有所区别。

1、表彰性通报。正文应写清以下三层内容,首先概述先进事迹,即:简要写出何人或何单位,在何时何地何背景下,有何先进事迹;然后简要评价,分析评议,归结其积极意义,以利于人们学习借鉴;最后,提出表彰,发出号召,有的以“特予以通报表扬,以资鼓励”之类的惯用语做结。

2、批评性通报。首先概述典型事故或错误行为的主要事实,要把人物、时间、地点、事件和结果写清楚;其次,对所通报错误、问题或事故,进行分析评议,说明产生的原因和造成的危害,并提出处理意见和决定;最后,提出要求,指出要从中吸取教训,以防止类似事情再度发生。

3、情况通报。情况通报的正文,关键在于对情况的掌握要确切、全面、充分。首先,交代制发通报的原因和目的,其次,对所出现的事情予以说明,阐明道理,最后,提出指导性意见和解决问题的措施和办法。

通报中的材料要真实可靠,通报事实中的时间、地点、细节、数据、等,均应反复核对,做到准确无误。哪怕是一点差错,都会影响通报的严肃性和权威性。二是用语要掌握分寸。通报涉及人和事的定性问题,叙议语言应十分审慎,合情合理。表扬先进,批评错误,要坚持

实事求是,一切从实际出发。 (请见教材中,第137页的范例:陕西省人民政府关于表彰省级卫生县城的通报)。

七、函。

(一)、函的特点。

1、行文方向的式样性。在行文方向上,函以平行为主,即:用于不相隶属机关之间,其中包括平行机关。有时也可用于上行或下行文。

2、使用的广泛性。作为公务信件的函,任何一级机关、团体、企事业单位均可使用。

3、写作灵活简便性。函的内容可以写大问题,也可以写小问题,开门见山,直接入题。

(二)、函的类别。

根据内容和作用,可分为商洽函、询问答复函和求批审批函。

1、商洽函。用于不相隶属相关之间商谈人事调动、联系参观学习、邀请讲学或指导业务等事宜。

2、询问答复函。用于对处理公务中不明确的问题提出咨询和给予答复,没有固定的行文方向,有无隶属关系均可使用。

3、求批审批函。用于向无隶属关系的主管部门提出请求批准的事项,或者主管部门答复审批事项。

从当前公文实践看,不有一些函是用来答复请求的,这主要指:收到请示的上级机关,授权办公部门,以复函的形式答复报送请示的机关。

例如,国务院授权国务院办公厅函复一些省市或部委的请示。

(三)函的结构和写作要求。

函头通常使用只标识发文机关名称,而不标“文件”二字的信函式格式,写明发文机关、事由、和文种,其中文种要注明是函,还是复函。

正文一般由函请(复)缘由、函请(复)事项,和尾语三部分组成。发函的开头,简述原因和目的,复函则以引述来函的日期、文号,或标题为起首语。

事项部分,发函是写告知、询问、商洽,或请求的内容,事项要明确具体,证据要委婉恳切,提出要求应给对方留有余地,不要强人所能,有时可写出自己的看法、打算,以供对方选择参考;复函则针对来函提出的问题明确作答,切忌模棱两可,答非所问。

结尾部分,发函一般用“盼复”、“即请函复”、“请研究函复为盼”等作结;复函多用“特此函复”等结语,也可以不写尾语。值得注意的是,公函结语一般不用“此致敬礼”、“祝工作顺利”等祝福语。(请见教材中,第139页中的范例:陕西省人民政府关于申请发行2011西安世界园艺博览会纪念邮票的函。)

八、纪要。

(一)纪要的特点。

1、反映会议情况与传达贯彻会议的议定事项。

2、具有约束执行效用。

会议纪要中所记载与传达的会议议定事项,反映了主持单位和与会单位的共同意志,与法定的权威性,对有关的与会单位,或下属单位具有约束力,受文单位应遵守和执行。

(二)纪要的结构和写作要求。

1、标题。由机关名称,加会议名称,加文种组成。

2、时间。即领导人签发的时间,置标题下居中排列。

3、正文。由会议概况和议定事项组成。

会议概况首先要写明会议的议题、宗旨,其次写明会议召集的单位、会议的时间与地点、会议主持人、与会人员等,要写得简明概括。

议定事项分为对议题的讨论研究和作出的决定,这一部分是会议纪要的核心,需要高度概括和提炼会议的内容,全面准确反映会议议定的事项和主要精神。这部分可用一些承启性的称谓用语,如“与会同志认为”、“会议强调”、“会议要求”等。

4、结尾。一种设结束语,可用具有号召力的语言结尾,也可向有关单位提出贯彻执行会议精神的要求作为结尾。另一种是不设结尾,正文写完,全文就自然结束。

九、倡议书。是国家机关、企事业单位、社会组织,或个人向社会有关方面,倡导某种活动,或某种做法的文书。倡议书是把重要的建议或号召,变为群众自觉行动的有力途径。

(一)、倡议书的结构。

倡议书由标题、正文、和落款三部分构成:

1、标题。居中写“倡议书”,或在“倡议书”前加些倡议内容,或倡议对象,如:“开发绿化活动的倡议”、“致首都大学生的倡议书”。

2、正文。前段说明倡议的背景、理由或条件,以及完成倡议内容的意义等,后段写倡议的具体内容,和要求做到的具体事项。两段之间常以“我们提出以下倡议”,或“为此,我们倡议如下”作为承启语。

3、落款。写明倡议者的名称和日期。

(二)、写作要求。为动员、吸引广大群众积极参与,倡议书就有较强的说服力,语言定有鼓动性,内容应实事求是,切实可行,切忌空话大话。(请见教材中,第142页的范例:给全省文学艺术工作者的倡议书。)

十、调查报告。

调查报告是对某一事物,或某一问题进行深入调查,细致研究,综合分析后,系统、真实地整理后,写成的一种具有结论性的书面报告。

(一)、调查报告的特点。

1、强烈的针对性。调查报告要从实际出发,及时回答群众关心和迫切要求回答解决的各种问题。

2、尊重客观事实,凭借事实说话。调查报告是根据调查研究的结果写出来,并反映客观情况的书面报告。不论它是总结经验,还是研究新事物,都必须以充分,确凿的事实为依据,通过具体情况、数字、做法、经验和问题来说明目的,提示规律。事实是调查报告赖以生存的基石。

3、揭示事物的本质和规律。调查报告不只是对事实的叙述,更主要的是分析、概括、揭示事物本质,阐明规律,然后作出结论,这是调查报告的科学性,也是调查报告的本质特点。

4、体现时代精神。调查报告反映和回答现实生活中,人们急于要求回答和解决的问题,所以调查要及时,“时过境迁”就失去了指导意义。

(二)、调查报告的结构和写作要领。

调查报告的写作,包括标题、正文、落款、日期四个部分。这里主要介绍正文的写法:、

1、开头。着重介绍基本情况和提出问题。

2、主体。这是正文的核心部分,要定明调查的具体情况,总结出来的经验和规律。写好主

体部分必须做到以下几点:

(1)观点和材料相统一。选择能反映事物本质的、有代表性的、有新意的典型材料、结合材料、对比材料等来说明观点。既要提炼好反映调查报告的中心观点,也要提炼好小观点,用小观点更透彻、更充分地说明中心观点,使全编结构严谨。

(2)选择恰当的结构形式。调查报告的正文主要采用纵式、横式和综合式三种结构。 纵式结构是按照事物发生、发展、结局的顺序来组织结构。这种方法线索单一,脉络清楚,常用于内容比较单纯的调查报告。

横式结构是根据事物的内在联系,分成几个部分,或几个问题,然后把材料、分析都组织进去。这种方法用于内容丰富、综合性比较强的调查报告。也可以采取纵横结合的综合式结构。

(3)避免写作主体中容易出现的毛病。如材料不充分、不典型,不中心说明问题;材料堆砌,缺乏必要的取舍和分析,以偏概全,有片面性;脱离材料,空泛议论,观点和材料脱节等。

3、 结尾。可以采取各种写法,如:总结全文,深化主题,加深理解,提出解决问题的办法、措施、建议;面对现实,展望未来,指出方向;补充说明,使内容更周全、主题更完善;发出号召,鼓舞斗志等。总之,要干净利落,不要画蛇添足,拖泥带水。

十一、证明信。

证明信是以机关、团体、个人的名义,凭确凿的证据,证明某人的身份、经历,或证明有关事件真实情况的专用书信。证明信的结构与写法比较简单。

1、标题。一种直接写“证明”,“证明信”;另一种是“事由”加“证明”。

2、称谓。即收信单位名称,证明信多数情况下可不用写称谓。

3、正文。实事求是写清楚被证明的事实。证明身份的,应写清单位名称、姓名、性别、年龄、职务或、工作经历等;证明学历的,应写清姓名、性别、年龄、何年考入何校、学何种专业、何年毕业;证明是否参加某项活动,应据实证明参加与否,如参加了,应写清时间、地点、具体情况等。证明信强调的是证据确凿,言必有据,因此,语言要准确,措辞要明白,不能模棱两可。

4、结语。可直接在正文结尾处写上“特此证明”,也可另起一行,左空两格写。

5、落款和日期。

证明信后必须签名盖章,以示负责。日期要写全年月日。

(请见教材中,第145页的范例)。

十二、启事。

启事是机关、企事业单位,及个人在一定范围内公开说明情况,提请公众注意,请求他人支援、帮助时,所写的一种说明事项的事物性文体。

启事一般张贴在公共场所,或在大众媒体上刊播。

启事可分为征招类启事,(如:招聘、招生、征稿、招标等启事)、声明类启事,(如:遗失、搬迁、开业、竞赛等启事),和寻找类启事,(如:寻人、寻物等启事)。不同的启事,其正文内容有所差别,下面介绍几种常用的启事。

1、标题。可直接写“启事”,也可以加启事单位,加事由,加启事。如:“某某公司招聘启事”。

2、正文。正文部分主要写启事内容,一般包括启事目的、原因、内容、事项等。

(1)、招聘启事。要写清楚招聘方的情况,包括招聘方的业务、工作范围,及地理位置等;对招聘对象的具体要求,包括招募人员的工作性质、业务类型、以及招募人员的年龄、性别、

文化程度、工作经历、技术特长、科技成果等;招聘人员受聘后的待遇;应聘的手续、具体时间、联系地点、联系人及联系电话等。

(2)、征稿启事。写明征文的单位、缘由、目的等。征文的具体要求,如作者的条件,征文的内容范围、体裁、字数等。征文的评选、评奖办法等;对投递稿件的具体要求及方法等。

(3)、寻物启事。写明丢失物的名称、外观、数量、品牌等,同时写明丢失的时间和地点;交代拾物者送还的具体方式,或注明发问者的详细地址、联络方式等,最后也可写上表示谢意等。

正文末尾可以写“此启”、“特此启事”,也可以略而不写。

3、落款和日期。写上启事单位名称和具体日期。如果标题或正文中已经写明启事单位名称,或个人姓名,此处可以不写,只写联系地址、电话号码、邮政编码、联系人等。以机关、团体名义张贴的启事,则应加盖公章,以示负责。(请见教材中,第147页的范例:2012所某市人民政府办公室招聘启事)。

十三、海报。

海报是就公关活动中的某件事情,在往来行人众多的繁华地区,或报纸刊物上,公开张贴、悬挂、刊登,向公众迅速报告的一种应用性文体。海报的作用是向人们传递最新的信息,多采用登报或张贴的形式公布,形式多样,灵活简便。

海报的格式由标题、正文和落款组成。

标题:一是在第一行正文中间醒目地写上“海报”,然后在正文中再介绍其公布的消息。二是把宣传内容概括为标题,如:“某某讲座”、“某某大型文艺会演”、“书画展览”。

正文:用简洁的语言写明活动的内容、时间、地点,及如何参加或参观,如:是否凭票入场,票价、售票时间、地点等。

正文之后,常以“欢迎参加”、“敬请光临”等惯用语作结。

落款:署名主办单位,及写海报者的名称、日期。

注意事项:

(1)内容必须真实,同时可适当用一些鼓动性的词,以吸引观众,但切忌夸张失实。

(2)文字力求简洁明了,直截了当。

(3)在易为人们注意的公共场所张贴。

(4)可根据内容的需要,加以适当的配画,或进行美术设计,这样既可以表现主题,又可以增加吸引力。(请见教材中第150页范例。)

第三章:公文写作要求。

一、公文写作的基本要求。

公文是一种特殊的文章,其写作过程具有一些特殊的规律性。因此,要写好公文,除了必须遵守从诸如文字通顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等写作通则之外,还必须遵循下列一些基本要求:

(一)、合法、规范。

合法,即要求公文的内容与形式,以及公文形成的程序过程,必须合乎国家法律、法令、方针政策,合乎上级指示和规定,与本机关其他现行有效文件保持一致。

规范,即要求公文格式、语言表达、符号使用,均应符合有关规定,符合语法规则与逻辑规则,不允许“标新立异”。规范是公文的一大特点,也是公文的生命。

(二)求实、准确。

求实,即要求公文的内容能从实际情况出发,有切实的客观针对性,有利于解决实际问题,要忠实地反映情况和问题,不夸大、缩小和虚构。

准确,即要求从对公文制发意图,与依据的反映,到每项具体内容的表达,从文种的选择到概念的使用,以至于每个符号的书写印刷,均必须准确无误,不允许有任何欠缺、失当或失真。

(三)合体、完整。

合体,即文体要正确。表达要合乎公文的特定要求。语言运用要得体,符合特定场合、对象的需要。

完整,即要求公文结构完整,不遗漏任何必备的内容,保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题在认识上的不确定性,以减少沟通次数,提高沟通效率。

(四)简明、清晰。

简明,即要求尽量用最简洁的文字,顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容,做到言简意赅。

清晰,即要求各种文稿上的字迹要清楚,字体要标准,工整,避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。

(五)严谨、耐久。

严谨,即要求公文的结构严密有序,用语周密确切,不生歧义,没有漏洞。

耐久,即要求公文的制成材料,(书面公文主要包括纸张材料和字迹材料),应持久耐用,以保证公文的有效物质存在,使其既能充分发挥现行的执行效用,又能在转化为档案后,作为历史记录,发挥更长远的历史效用。

二、公文的语言运用。

(一)、语言表达的特点。

撰写公文,很重要的一个方面就是运用好语言。公文语言有着与其他类文章不同的特点,即:准确、庄重、平实、简明。

准确就是指,公文语言应正确、贴切地反映公务活动的实际情况。这是对公文语言最起码的要求。

庄重就是,公文应用规范性的书面语言,一般不用口语或言,也不能用含蓄、暗示的手法,曲折地表达某种意思。

平实就是,公文的语言朴素,将公文内容作简要而直接的陈述,具体而明白的说理,不说大话、空话、套话。

简明,即语言简明扼要,反映在篇幅上就是简短,反映在词语上,就是简洁明快,以最简练的文字表达最大容量的内容。

(二)公文词语的选择。

选词,就是充分按照公文语言运用的原则要求,根据行文目的,以及语言环境的需要,遵从语法规则,选取最准确、最贴切,且有效的表情达意的词语。选词时,要注意区别词的不同含义,尤其是区别同义词在程度、范围、感情色彩上的细微差别,选用通俗易懂的书面语,不生造词,也不用专业性很强而别人难懂的词。

(三)公文语句的组织。

公文语句的组织,就是要使公文语句通顺、合理,获得最佳表达效果,在写作时,语句要符合下列要求。

(1)含义明确、清晰完整,便于准确理解,无歧义。

(2)句子各个成分搭配得当,成分完整。不能漏掉或隐去语句中必须有的成分,否则将出现成分残缺的语法错误。

(3)语序安排妥当,句式合理,能够反映事物间的逻辑关系。

(4)恰当使用不同修辞方法,产生最佳表达效果。

三、公文写作程序。

(一)准备工作。

1、明确目的。

机关制发每件公文,都有其特定的目的与要求。撰文者就当首先明确行文目的,并据此进行写作。

2、确定主题。公文的主题是公文的中心思想,是作者说明事物、汇报工作、阐明政策所表述的基本观点与主张。

3、选择方程。撰写者应遵循国家公文处理工作有关规定,依据作者与主要受文者之间的工作关系、制发机关的职责地位和行文目的,来选择适宜的文种。

4、收集材料。材料是公文写作的基础,收集的材料要真实、典型、适用、时效。

(二)拟写文稿。

1、安排结构。在拟写文稿时,安排好公文的结构非常重要。在主题、标题确定之后 ,就要对正文的内容和形式作合理的安排。正文的各层次和段落之间的衔接和转换要连贯,转折过渡自然,结构严密完整。正文的结构通常有有三种基本形式:

(1)、纵式结构。是指公文的思想体系是纵向展开的,每个层次之间的关系是层层递进的。可以按照先后顺序或事件发展过程,或事理的逻辑关系来安排结构。

(2、)横式结构。是指公文的思想体系是横向展开的,每个层次之间的关系是并列关系。这种结构可以分为两种形式:一是按组成部分,就是公文结构的思想体系反映一个事理的整体,它展开的各层意思反映这个事理的各个组成部分,像内容较为会议纪要、决议等,多采用这种结构形式。二是按所属类别,就是按照内容的属类逐个展开,像各种法律、行政法规、决定等,多采用这种结构形式。

(3)、纵横混合结构。即,把纵式结构和横式结构结合在一起来安排结构。这种方式一般用于篇幅较长的公文,在组织材料时,既考虑时间的顺序、事物发展的过程和逻辑关系,又考虑其内存的规律和联系。

以上是安排公文结构的三种基本形式,这些形式并不是死板和孤立的,有时是几种方式结合运用。

2、拟写提纲。

拟写提纲便于有关人员讨论,便于领导提出指示性意见,可以把各方面的情况考虑得周全一些,防止遗漏,还可以使正式撰写的公文有条理,减少后期不必要的修改工作量。提纲可粗可细,一般应包括以下内容:公文标题、开头、正文的表述层次与各层次中的论点、论据、字数安排、结尾方式等。

3、书写文稿。

(1)、写好开头。开头是对全篇内容的高度概括和主题思想的集中反映,起统领全篇的作用。

开头应交代制发公文的根据、目的;概述有关情况,交代公文制发背景,以简要文字揭示全文主题;阐述基本观点,直接点明结论;表明批准、批转或转发的态度,表示祝贺、谢意等。

(2)、书写正文。文稿应书写在具有规范格式、质地较好的发文稿纸上,文字、图形,及一切符号均应书写在图文区内,应使用符合归档要求的字迹材料。确定主题、选择词语、组织语言、安排结构、引用事例按照前面讲述的原则和要求,确保拟写的文稿符合公文特有的特点。

(3)、写好结尾。结尾应收束自然、有力,不拖泥带水。可使用公文结尾词,强调行文目的;概括、深化主题,帮助理解全文;陈述具体要求;发现号召,提出希望要求;说明公文生效时间。

(三)、审核修改。

文稿拟好后,应认真地反复进行审核与修改。撰写人在审核修改时,将重点话在以下几个方面:

(1)、公文观点是否正确,公文内容是否符合党和国家的方针、政策,及有关法律法规的要求。

(2)、公文结构安排是否合理,层次条理是否清楚,详略安排是否均衡,联系过渡是否连贯自然,主题与标题、文种的逻辑关系是否成立。

(3)、语言方面的修改,用语是否符合规范,遣词造句是否准确流畅,有无错别字,标点符号正确与否。

(4)、引用的事例是否真实典型,使用是否妥当。

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