会议记录方法(2600字)

发表于:2018.4.28来自:www.ttfanwen.com字数:2600 手机看范文

一、会议前的准备

熟悉资料:做好会议前的准备工作是做好会议记录的十分重要的一个环节。速记员一定要在会前3天向主办方索要本次会议相关资料, 告诉他们,这个对会议记录准确率起到非常大的作用, 索要的资料有:

a: 会议的主题、目的、议程、主持人

b: 会议内容属于哪个行业的 。

c: 参会嘉宾的名单以及讲话领导的名单 。

d: 会议相关背景资料 。

得到这些资料后,速记员就可以提前几天熟习会议资料, 预先对可能出现的生僻词汇或专业词汇进行熟悉,设定词库并练习几遍。一旦遇到就会觉得心应手了.为本次会议记录做好充足的资料准备,这是保证做好会议速录工作的非常重要的前提。

检查机器:

a: 检查自己的电脑: 有没有经常死机及黑屏等故障,如果有一定要彻底解决,另外一定要在会议前彻底查杀机器上的病毒 。

b: 检查自己的速录机:电池够用多长时间.连接线是否正常等硬件 。

c: 会议记录过程中如果一旦出现电脑死机黑屏,或者速录机打不出字等故障,给主办方带来的损失是无法估量的也是无法挽救的, 速录员要承担全部责任(严重),所以检查机器是非常重要的环节,如果有条件可以另外带上一套笔记本电脑和速录机备用 。

熟悉路线:

一定要熟悉从你住地到达会议现场的行车路线,及所用时间,有必要可以会前亲自去一趟会场 。

熟悉议程:

一定在会前向主办方索要会议的整个议程,这对速录员合理的安排时间也非常重要 。 保持联系:

一定要在会前与主办方及速记公司的保持通畅联系,手机要经常开机,以免会议出现变化,没有及时通知速录员,而给双方带来损失 。

特别提醒:

如果速录员在会前一旦出现不能承担本次会议记录工作的意外事故,一定要至少提前1天告知主办方,给主办方另找速录员的时间,以免给主办方带来重大损失。

二、会议记录过程

精力集中:

会议开始后,速记人员要保持精力高度集中,特别是在详细记录时,一定不能分心,否则记录将无法进行 。

记录过程:

一般说,按照会议的议程,与会者一个接一个地发言,这是比较好记的。但实际情况是,经常发生与会者热烈讨论,争先恐后地发言的场面。你一言,我一语,到底听谁的?记谁的?如果用录音机来记录的话,恐怕就是一塌糊涂了。速记人员的价值恰恰就是要在这种时候得到体现。毕竟人比机器聪明!通常的经验是,死死盯着主持人和主要领导。其实,就是谁的官大听谁的 。

实时保存:

乘短暂的停止讲话时间,可以迅速的保存记录的文件,如果有时间,有必要另存一份,以防止正在记录的文件出现非法操作等突然故障导致所有文件丢失 。

三、会议结束整理

会议结束之后,要在最短的时间内,对记录的内容进行整理 。

a: 对一些错字白字进行纠错 。

b: 删除一些和会议不相干的、牛头不对马嘴的话 。

c: 排版也非常重要:字体 大小 行距 等,一定要排的非常正规清晰(主办方不愿意看到你交上来的是一篇字体不一, 排版乱七八糟的稿子,即使你记的再好,你在主办方眼里也大打折扣 。

如何速记会议记录

d: 整理好的稿子分别存成word格式和txt格式,以方便主办方打开 。

e: 确认稿件交给主办方后,根据主办方的要求,把本次所有记录从自己电脑删除,包括清空回收站。

会场的科学管理主要包括以下环节:

1、会前检查会场。发现问题及时解决。

2、签到。签到方法主要有以下几种:

(1)小型日常会议由会议秘书工作人员代为签到。

(2)大中型会议一般采用证件签到。

(3)富有纪念意义的会议可采取簿式签到方法。

(4)有条件的可以采用名片签到方法。

(5)电子自动签到机签到。

3、引导就座。

4、分发文件。

5、制止无关人员进入会场。

6、内外联系,传递信息。

7、处理交办事项。

8、会后检查会场。

这里重点谈谈会议记录问题。会议记录是一种实用文体,是由负责记录的人员对会议进行情况及会上发言和决定事项所作的记载。它是会议情况的真实反映。

1、会议记录的要求。

会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的政治责任心,以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意,重要的意思应记原话,不得任意取舍增删。会议的主要情况,发言的主要内容和意见,必须记录完整,不要遗漏。记录字体力求清晰易认,不要过于潦草,不要使用自造的简称或文字。

2、会议记录的格式。

(1)会议组织情况:要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、记录人等。

(2)会议内容:由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有程式,标?quot;散会\"、\"结束\"、\"完\"等均可。

3、会议记录使用的工具。

会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸。使用灌注有蓝墨水的钢笔或经国家档

案局鉴定可用于档案书写的圆珠笔,这种圆珠笔芯上标有\"DA\"(\"档案的拼音字头)标记。

4、会议记录的技巧。

一般说来,有四条:一快、二要、三省、四代。

一快,即书写运笔要快,记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。

二要,即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。

三省,即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如\"但是\"只记\"但\",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。

四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。 来源:考试大-秘书资格考试




第二篇:会议纪要的格式与写作方法 5100字

会议纪要的格式与写作方法

会议的情况和结果扼要地撰写出来,形成文件,就是会议纪要。

一、会议纪要的含义

会议纪要是记载会议主要精神和议定事项,要求与会单位共同遵守、执行的一种公文。

党的机关公文和行政机关公文,都把会议纪要作为法定文种。 《中国共产党机关公文处理条例》规定,会议纪要: 用于记载会议主要精神和议定事项。

《国家行政机关公文处理办法》规定,会议纪要: 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、会议纪要的特点

1.内容的纪实性

会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文,它是对会议基本情况的纪实。 会议纪要的撰写者,不能更动会议议定的事项,更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。除此之外,撰写者也不能对会议内容进行评论。总之,会议纪要必须忠实反映会议的基本情况,传达会议议定的事项和形成的决议。

2.表达的概括性

会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来,它要有所综合、有所概括、 有所选择、有所强调。会议纪要重点说明会议的主要参加者、基本议程、与会者有哪些主要观点、最后达

成了什么共识、形成了什决定或决议,切忌记流水帐。

3、作用的指导性

因为会议纪要的纪实性特点,决定了其有凭证、备查作用。同时,多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神,要求与会单位和相关部门以此为依据开展工作,落实会议的议定事项。

4、称谓的特殊性

会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

三、会议纪要的分类

会议纪要的种类较多,按照会议的类型,可分为:办公会议纪要、工作会议纪要、座谈会议纪要、经验交流会议纪要、学术会议纪要等;

按照会议议定的内容,可分为:综合性会议纪要、专题性会议纪要等;

按照会议的任务与要求,可分为:决议性会议纪要、通报性会议纪要、协议性会议纪要、研讨性会议纪要等。

实际上,每一份会议纪要都可以从不同的角度进行不同的分类。现将几种常见的会议纪要分述如下:

(一)办公会议纪要

办公会议也称为例会,多数是机关单位的领导班子成员在每周(或半月、一月等)的固定日期开会,研究机关、单位的工作安排、工作进度等事项。记载这种会议的讨论情况和议定事项的纪要称为办公会议纪要。它是在会议结束后由会议秘书整理成文,经会议主持人签发后生效的文件。它是反映机关集体领导活动、主要决策和对日常工作处理情况的一种内部文件。

(二)工作会议纪要

又称决议性会议纪要、指示性会议纪要。它是以会议形成的决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要。为解决或协调工作中某些实际问题,召集有关单位和部门召开的专门性工作会议,会后把会议讨论、议定的事项整理成文,要求与会单位共同遵守、执行,就成为工作会议的会议纪要。这种会议纪要的特点是指导性强,会议上确定的工作重点,对工作的步骤、方法和措施的安排,都要求与会单位共同遵守或执行。这种会议纪要的内容有些类似于指示和安排工作的通知,只是发出的指导性意见不是由领导机关作出的,而是由会议讨论议定的。这样的会议纪要,除大家共同遵守的内容外,还常常会有一些工作分工,每个与会单位除完成共同任务之外,还要完成会议确定自己承担的那些工作。

(三)交流会议纪要

以思想沟通或情况交流为主要内容的会议纪要,属于交流性会议纪要。它的主要特点是:以 统一思想、达成原则共识或树立学习榜样为目的,而不布置具体工作,有明显的思想引导性。一些理

论务虚会、经验交流会形成的会议纪要,大多属于这种类型。这样的会议纪要,往往多处采用“会议认为”的说法来表达会议在原则问题上达成的共识。或者将会议上介绍的先进经验以及与会单位的评价、态度作为主要内容。

(四)研讨会议纪要

这种会议纪要的鲜明特点是并不以共识和议定事项为主要内容,而是以介绍各种不同的观点和争鸣情况为主。研讨会和学术讨论会的纪要多是这种类型。会议开完了,各家的观点也发表过了,但是并没有形成统一意见,当然更谈不上确定什么议定事项,在这种情况下,仍然有必要发会议纪要,以便让更多的人了解会议的情况,了解不同的观点及其争鸣过程。这对 启发和活跃思想,对百花齐放、百家争鸣的学术空气的形成是有促进作用的。

四、纪要和简报的区别

会议纪要和简报的第一个区别是,承担的任务不同。简报只是报告和交流情况,供上下左右参考,对阅读对象没有硬性要求,一般也没有什么约束力。会议纪要则有一定的权威性。它的结论可以指导有关方面统一认识,它列入的议定事项,要求有关方面共同遵守执行,它对特定的阅读对象有一定的指导和制约作用。第二个区别是,简报的编写者在简报中可以对他所写的事件发议论,谈看法,既可肯定,也可否定;会议纪要则必须忠实于会议情况,客观地扼要地叙述会议的内容,不允许编写者在纪要中对其内容进行评论。第三个区别是,简报要求文字简短,一般在千字左右,最好不超过

两千字;会议纪要则不受文字长短的限制,该短则短,该长则长。有些内容丰富、问题重大的座谈会纪要,洋洋万言也是常见的。第四个区别是,会议纪要可以作为一种情况反映,缩写成简报;简报则起不到纪要的作用。

五、纪要和决议的区别

决议和纪要同样是反映会议结果的文体。它们的区别主要在于,纪要的内容可轻可重,可以有党和国家的大事,也可有日常的具体工作。决议的内容则常常是一个单位或部门、一个地区或系统的,以至党和国家的重要问题,重大事件;纪要可以反映会议上的不同观点,决议则只能反映多数人通过的一种统一的观点。一份纪要可以同时写不同方面的毫无关联的几项决定;一个决议则只能写某一方面的或某一个问题,即便像《关于建国以来党的若干历史问题的决议》这样意义重大的宏篇巨制,它的丰富的内容,也是紧紧围绕党的指导方针和路线而展开的,前后左右互相关联,浑然一体。纪要和决议的形成过程也不一样。纪要是根据会议情况写的要点,起草后,只要有关主管负责人审阅同意就可以定稿。决议则必须经过与会者表决,按法定程序通过后才能生效。纪要和决议的社会效用也不尽相同。纪要虽然有一定的权威性,但其中有些条文和要求,侧重于领会和掌握有关精神,更带有引导、指导的性质,决议则是一旦形成,有关方面对各项条款必须严格执行。所以决议具有更强的权威性。

六、纪要和会议记录的区别

会议记录,无论详细记录还是摘要记录,都是原始记载,参加会议的人怎么说就怎么记,既不能遗漏重要内容,更不能添枝加叶;纪要则是在记录的基础上,通过执笔人的分析综合,摘其要点,舍其芜杂,按一定的逻辑顺序,编排加工而成。记录不是文章,只能做文章的原始材料;纪要则是经过抽象思维,加工制作之后形成的文章。

七、会议纪要的写法

会议纪要一般都有一定格式。它的结构主要由三部分组成: 一是标题。例会、办公会纪要的标题,只要求标明哪个单位、什么性质的会议。这种标题,在一个单位内是固定的。座谈会纪要主要是把会议讨论的问题简要地标出来,每次会的内容不同,标题也不同。不论什么样的标题,都要起到使人一目了然的效果。 二是开头。两种纪要都要求在标题下面写明会议的时间、地点、主持者、出席者和列席者。座谈会纪要要写明召开会议的动因和目的,还要写主要领导同志在会上的活动,如听会、讲话、作总结等。例会、办公会纪要则除了有上级领导参加并作指示可以明确点出外,一般不必要写某个人在会上的活动。

三是正文。主要写会议反映的情况,需要解决的问题,以及解决问题的办法等。属于办公会议类型的纪要,只要求把会议讨论的问题和决定的事项加以归纳,扼要地写出来。座谈会纪要,则不仅要求把与会人员的发言综合几种情况或几个问题,摘要写出;而且每一个问题,都要既写出结论,又要有情况的分析,有解决问题的

方法和措施,要言之成理,持之有故,有一定的说服力。在每一个问题或段落之首,一般都冠以“会议认为”、“大家强调”、“会议提出”、“会议决定”等开头语。有的直接指名道姓,“某某反映”、“某某认为”、“某某表示”、“某某说”等等。也有的既不用“会议认为”,也不用“某某说”,而是直叙其事。究竟采取哪种写法好,要看会议的具体内容,不必强求一致。

八、编写会议纪要应注意的问题

(一)纪要必须忠实于会议的内容。纪要的撰写者只能取舍、概括、提炼与会者的发言,不能以主观愿望或某个领导人的意图随意增加会上根本没有涉及的内容,更不能以变换角度或断章取义的手段篡改与会者的观点,变更会议的中心议题。那样做实际上是弄虚作假,是不正派的作风。类似江青一伙为篡党夺权搞的那种欺上压下的《部队文艺工作座谈会纪要》一类东西,再也不能允许出现了。

(二)纪要必须真正摘其“要”。撰写纪要应抓住会议的中心议题,认真分析研究与会者的发言,提纲挈领地反映会议的重要成果。切忌眉毛胡子一把抓,或者硬在不同观点中求平衡。那样写,不仅使纪要冗长拖沓,主次不分,甚至主次颠倒,使已经解决的主要问题得不到充分反映,次要问题反宾为主,以至降低纪要的质量,可能会造成思想混乱,带来相反的效果。

(三)纪要必须注意说理性。纪要所使用的材料和阐述的道理要有充分的说服力。这就要求在纪要起草过程中,对会议发言者的某些观点认真加以研究,他们所引用的材料要加以核对。因为与会者

所讲的情况,不少是凭记忆即兴发言,难免有水分和不准确的地方。如果不加核实就写在正式文件上,难免会产生副作用。与会者发言中讲的一些道理,常有表述得不够完善的时候,或者有一定的片面性,撰写纪要的同志,可以在会下给以提醒,使其观点更完善更准确。切忌那种照猫画虎,照相式的“纯客观”反映,不管道理通不通,完善不完善,事实对不对,能否说明问题,人家讲了什么,纪要就写什么。结果,表面看似乎忠实于会上的发言,实则是一种不负责任的态度,与会者也是不会满意的。

关于撰写会议纪要的几点经验

会议纪要作为一种反映会议基本情况和精神的纪实性公文,有着传达会议议定事项和重要精神的作用。一份好的会议纪要,对提高工作效率、确保工作顺利进行有着十分重要的作用。由于笔者经常撰写会议纪要,时间久了,总结出几点经验现笔录于下以资交流。 笔者认为,写好会议纪要关键注意以下几点:

一、吃透精神,领会实质,把握基调

撰写会议纪要前一定要仔细研析会议记录,分析每一位发言者的发言,归纳会议决议,全面吃透会议精神,领会好精神实质,把握住会议基调。这样在落笔行文时才能够“统筹全局驾驭全篇”,体现“要旨”!才能够确保所要传达的会议精神和部署的事项不“失真”不“跑调”。

二、删繁就简

会议纪要不是会议记录,没有必要将会议的所有内容进行记

录。“纪要”,顾名思义就是“纪其主要”因此,在内容上要有详略重点,不能过于罗嗦繁杂。繁杂罗嗦了就会使“读者”难以领会会议精神,影响会议决议的执行。所以,在动笔之前,要对会议记录进行详细地归纳整理,删繁就简。使之,既要体现会议精神和主流意见观点又不致繁杂罗嗦。

三、讲究语言技巧

撰写会议纪要必须注意语言的使用技巧。

1、切忌对语言不加整理,说什麽记什麼。对于不宜公开或有不好影响的观点言辞可以删除不记;对于言辞激烈的观点可以以较温和的词句替代表达;对于难以量化或精确或表述的事项、意见要善于运用模糊语言。如不能确定完成日期的决议事项可以以“近期完成”或“尽快完成”来表达。又如对于参与某项工作的人员范围、人数等难以表述可以以“相关人员”或“有关人员”来表达。 2、对于难于集中在同一段或同一个标题下体现的意见观点可以以“会议指出”、“会议认为”等为导语引出。如代表会议某一精神的重要意见必须在纪要中体现但不好归纳在全文中的某一条或某一大标题下,独立成段又没有合适的标题,这种情况就可以以“会议认为”、“会议指出”为导语引出并独立成段。

四、做好“三勤”

1、勤思考——会后不要先忙于撰写会议纪要,要勤思考,要把开会的内容先在脑海里过一遍,以便增加一下印象。然后对照会议记录再检查一遍,看看是否有漏记的内容。

2、勤动口——对于检查出的漏记内容或有不太理解明白的内容,要勤动口,及时向相关与会人员请教,以免将错误的信息写入纪要同时对于正确理解把会议精神实质也使有所帮助的。

3、勤动手——会中认真做好记录,会后及时撰写纪要,切忌会中不认真记录,会后不及时整理纪要。时间长了再撰写恐怕有些内容就容易忘记或印象不深,影响了纪要的撰写质量将错误的或模糊的信息写入而耽误工作。

总之,写好会议纪要并不是多难的工作,做事就怕认真,只要认认真真地,把功夫做足了就不怕写不出好的会议纪要来。

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